Bảo hành laptop cho doanh nghiệp: 6 việc giao theo lô, tra từng máy theo serial và theo dõi công nợ

Công ty đặt 30 laptop giao làm hai đợt, vài tháng sau phòng hành chính báo một máy lỗi nguồn nhưng không nhớ máy thuộc đợt nào, người nào đang dùng. Cửa hàng không tra được từ biên bản chỉ ghi số lượng sẽ mất cả buổi lục hợp đồng, phiếu xuất kho và tin nhắn Zalo. Bảo hành laptop cho doanh nghiệp đi đúng hướng khi mỗi máy trong lô có một serial riêng, mỗi đợt giao có một danh sách riêng và mỗi khoản thanh toán gắn với đúng tên doanh nghiệp.

Doanh nghiệp báo lỗi một máy trong lô 30 chiếc: cửa hàng tra bằng gì

Biên bản giao hàng chỉ ghi "30 laptop, hai đợt" là điểm yếu đầu tiên của đơn hàng doanh nghiệp. Đợt một giao tuần đầu tháng, đợt hai giao ba tuần sau, hai đợt khác ngày giao nên khác cả ngày bắt đầu bảo hành. Khi kế toán gọi báo lỗi, nhân viên ca chiều phải mở file Excel tồn kho, tìm phiếu xuất kho và hỏi lại kỹ thuật viên đã giao hàng để biết máy nào thuộc đợt nào.

Điểm thứ hai nằm ở người báo lỗi. Người ký hợp đồng là giám đốc hoặc kế toán, người dùng máy là nhân viên văn phòng, người gọi cửa hàng thường là bộ phận hành chính hoặc IT. Ba người này không cùng nắm thông tin về chiếc máy, nên cuộc gọi báo lỗi hay thiếu đúng thứ cửa hàng cần: số serial.

Điểm thứ ba là tiền. Doanh nghiệp thanh toán theo đợt hoặc theo hợp đồng, đôi khi trả trước một phần, phần còn lại chuyển khoản sau khi nghiệm thu. Nếu sổ thu chi cuối ngày chỉ ghi "công ty A đã chuyển tiền", cửa hàng không biết khoản nào thuộc đợt nào, và cuộc đối soát cuối quý biến thành việc dò từng dòng sao kê.

Bảo hành laptop cho doanh nghiệp là gì

Bảo hành laptop cho doanh nghiệp là chế độ bảo hành áp dụng cho đơn hàng số lượng lớn bán theo hợp đồng hoặc báo giá, trong đó từng máy vẫn có một serial và một hạn bảo hành riêng, nhưng đầu mối làm việc là bộ phận hành chính hoặc IT của doanh nghiệp, kèm lịch thanh toán theo đợt giao. Khác với bán lẻ, một lần mua có thể kéo theo hàng chục máy, nhiều người dùng và nhiều lần báo lỗi rải rác trong suốt thời hạn bảo hành.

Khung pháp lý vẫn là quy định chung cho mọi người tiêu dùng. Theo Điều 30 Luật Bảo vệ quyền lợi người tiêu dùng 2023, cơ sở kinh doanh có nghĩa vụ "Công bố công khai chính sách bảo hành", đồng thời phải thực hiện đầy đủ trách nhiệm bảo hành với hàng hóa đã cung cấp. Với đơn hàng doanh nghiệp, chính sách này nên được ghi rõ trong hợp đồng hoặc phụ lục kèm danh sách serial.

Công cụ giúp cửa hàng giữ dữ liệu theo từng máy, từng lô và từng khách là phần mềm quản lý cửa hàng laptop. Bảo hành điện tử bằng QR hoặc serial thay cho phiếu giấy, kho theo serial cho biết máy nào đã xuất cho doanh nghiệp nào.

6 việc bảo hành laptop cho doanh nghiệp bán theo lô

Sáu việc dưới đây đi theo đường đi của một đơn hàng, từ lúc nhập kho tới lúc đối soát tiền. Mỗi việc trả lời một câu hỏi doanh nghiệp sẽ đặt ra trong thời hạn bảo hành.

1. Nhập kho và xuất lô bằng Excel, mỗi máy một serial

Dữ liệu bảo hành đúng bắt đầu từ lúc nhập kho: mỗi laptop một dòng, mỗi dòng một serial in trên thân máy hoặc tem hộp. Danh sách serial của cả lô được dán vào ô nhập theo lô hoặc nạp bằng file Excel, thay cho việc gõ từng máy.

2. Kích hoạt bảo hành hàng loạt, khai hạn theo dòng máy

Hạn bảo hành được khai theo dòng máy hoặc danh mục, ví dụ 365 ngày cho một dòng và 730 ngày cho dòng khác. Máy nhập cùng một lô và cùng dòng nhận chung một hạn, nên cửa hàng không phải gõ lại hạn cho từng chiếc.

Ngày bắt đầu bảo hành cần chốt theo đúng ngày bàn giao từng đợt, không theo ngày ký hợp đồng. Nếu hợp đồng thỏa thuận bảo hành tính từ ngày nghiệm thu, cửa hàng ghi điều đó vào phụ lục để hai bên đối chiếu được.

3. Biên bản bàn giao theo lô kèm danh sách serial

Biên bản bàn giao là tài liệu duy nhất doanh nghiệp giữ làm bằng chứng khi báo lỗi. Biên bản tốt gồm tên đơn vị nhận, ngày giao, tên người nhận, số hợp đồng và danh sách serial của đúng đợt giao đó, có chữ ký hai bên.

Cửa hàng xuất danh sách serial của lô ra Excel hoặc PDF để đính kèm biên bản, sau đó gửi một bản cho đầu mối của doanh nghiệp. Ảnh chụp biên bản đã ký là phần việc cửa hàng tự lưu theo số hợp đồng, vì Qranty chưa đính kèm ảnh vào từng serial.

4. Tra cứu theo serial, trang quét QR hiện ngày hết hạn

Khi doanh nghiệp báo lỗi, nhân viên chỉ cần serial hoặc mã QR của máy. Trang quét QR hiện ngày hết hạn bảo hành, nên chính bộ phận IT của doanh nghiệp cũng tự kiểm tra được máy đang trong hạn hay không trước khi gọi cửa hàng.

Với máy đang trong hạn bảo hành chính hãng, hãng cũng tra bằng định danh máy. Ví dụ Dell hướng dẫn nhận diện sản phẩm bằng Service Tag hoặc Serial Number, nên danh sách serial lập từ lúc nhập kho dùng được cho cả hai phía.

5. Theo dõi sửa chữa theo bảng trạng thái, gửi hãng khi cần

Máy lỗi của doanh nghiệp được tạo phiếu sửa chữa riêng, theo dõi theo bảng trạng thái từ tiếp nhận tới trả máy. Phiếu sửa cũ của cùng máy tra riêng trong mục Sửa chữa, không nằm trong trang quét serial.

Ca cần hãng xử lý đi theo luồng Gửi hãng bảo hành, cửa hàng vẫn là đầu mối với doanh nghiệp. Điều 30 nêu rõ cơ sở kinh doanh vẫn chịu trách nhiệm bảo hành ngay cả khi ủy quyền cho đơn vị khác thực hiện. Với đơn hàng doanh nghiệp, cửa hàng nên thỏa thuận sẵn máy mượn tạm cho nhân viên đang chờ sửa, vì văn phòng ngừng làm việc là chi phí doanh nghiệp quan tâm nhất.

6. Công nợ doanh nghiệp: phải thu theo lô, nhắc hạn

Công nợ doanh nghiệp được theo dõi trong mục Tài chính, nơi phải thu khách hàng hiển thị tổng phải thu, số đã thanh toán và số dư của từng đối tượng. Cửa hàng tạo khách hàng bằng tên công ty, mỗi đợt giao ghi một khoản phải thu, và ghi số hợp đồng cùng tên đợt vào phần ghi chú.

Cách ghi này giúp cuối kỳ biết đợt nào đã thanh toán đủ, đợt nào chưa, không phải đối chiếu sao kê từng dòng. Qranty theo dõi công nợ theo khách hàng; việc gắn khoản thu với đợt giao dựa vào ghi chú do cửa hàng nhập.

Bảng đối chiếu bán lẻ và bán doanh nghiệp

Bán lẻ và bán doanh nghiệp khác nhau ở số máy trong một lần mua, người liên hệ và cách thanh toán. Bảng dưới đây đối chiếu từng hạng mục và gợi ý cách xử lý.

Hạng mục	Bán lẻ	Bán theo lô cho doanh nghiệp	Cách xử lý
Số máy một lần mua	Một đến vài máy	Hàng chục máy, giao nhiều đợt	Nhập theo lô, mỗi máy một serial
Người liên hệ	Chính người dùng máy	Hành chính, IT hoặc kế toán	Ghi đầu mối vào hồ sơ khách và biên bản
Bằng chứng khi báo lỗi	Phiếu bảo hành hoặc tin nhắn	Biên bản bàn giao kèm danh sách serial	Xuất danh sách serial ra Excel hoặc PDF cho từng đợt
Thanh toán	Trả ngay tại quầy	Trả theo đợt hoặc sau nghiệm thu	Ghi phải thu theo khách, ghi chú số hợp đồng
Đổi người dùng máy	Ít xảy ra	Thường xuyên trong nội bộ	Bảo hành gắn theo máy, đầu mối doanh nghiệp giữ bảng người dùng

Dòng đáng chú ý nhất là dòng bằng chứng khi báo lỗi. Doanh nghiệp quen làm việc bằng biên bản và hợp đồng, nên cửa hàng có danh sách serial theo từng đợt sẽ trả lời yêu cầu bảo hành nhanh hơn cửa hàng chỉ có tin nhắn.

Lộ trình 4 tuần cho hợp đồng doanh nghiệp đầu tiên

Bốn tuần đủ để đưa một hợp đồng doanh nghiệp từ danh sách serial tới đối soát tiền, mỗi tuần xử lý một lớp dữ liệu. Chính sách đối chiếu lỗi do hãng hay do cửa hàng chịu được trình bày trong bài chính sách bảo hành cửa hàng laptop.

Tuần 1: Chuẩn bị danh sách serial

Đầu ra của tuần đầu là file Excel gồm serial, dòng máy và ngày dự kiến giao của cả lô. Thao tác: kiểm đếm máy ngay tại kho, đối chiếu serial trên thân máy với tem hộp, sau đó nhập theo lô vào kho.

Tuần 2: Giao và kích hoạt

Đầu ra là biên bản bàn giao đã ký cho từng đợt và bảo hành đã kích hoạt cho đủ máy trong đợt. Thao tác: kích hoạt bảo hành theo danh sách serial của đợt, xuất danh sách ra Excel hoặc PDF để đính kèm biên bản.

Tuần 3: Hướng dẫn đầu mối báo lỗi

Đầu ra là một tờ hướng dẫn một trang gửi cho bộ phận hành chính hoặc IT, nêu cách báo lỗi, thông tin cần cung cấp và số điện thoại tiếp nhận. Thao tác: gửi kèm mã QR hoặc đường dẫn trang quét để đầu mối tự kiểm tra hạn bảo hành, sau đó hẹn cách báo lỗi gồm serial và mô tả triệu chứng.

Tuần 4: Đối soát công nợ

Đầu ra là bảng đối chiếu từng đợt giao với từng khoản thanh toán, kèm xác nhận của kế toán doanh nghiệp. Thao tác: mở mục Tài chính, xem tổng phải thu và số dư của khách hàng, đối chiếu ghi chú số hợp đồng với sao kê, và nhắc hạn nếu có khoản chưa thanh toán.

Câu hỏi thường gặp về bảo hành laptop cho doanh nghiệp

Bảo hành laptop cho doanh nghiệp khác bán lẻ thế nào?

Khác biệt nằm ở quy mô và đầu mối, không nằm ở quyền lợi bảo hành của từng máy. Cửa hàng cần lập danh sách serial theo từng đợt giao, làm việc với bộ phận hành chính hoặc IT và theo dõi thanh toán riêng theo hợp đồng.

Doanh nghiệp đổi người dùng máy, bảo hành tính sao?

Bảo hành gắn với chiếc máy và serial của máy, không gắn với người dùng trong nội bộ doanh nghiệp. Bộ phận IT nên giữ bảng ghi tên người dùng theo serial; cửa hàng chỉ cần biết máy thuộc doanh nghiệp nào và đợt giao nào.

Bán theo lô có nên cho công nợ không?

Quyết định này tùy hợp đồng và mức độ tin cậy của doanh nghiệp, nhưng khi cho thanh toán chậm, mỗi khoản phải thu cần có hạn thanh toán và ghi chú đợt giao. Cửa hàng nên chia thanh toán theo đợt giao để rủi ro mỗi đợt nhỏ hơn rủi ro cả hợp đồng.

Làm sao tra nhanh máy lỗi thuộc lô nào?

Nhập serial của máy lỗi vào mục tra cứu hoặc quét mã QR trên máy để xem hồ sơ bảo hành. Đối chiếu serial với danh sách đã xuất theo từng đợt giao, cửa hàng biết ngay máy thuộc đợt nào và hạn bảo hành đến ngày nào.

Kết luận

Đơn hàng doanh nghiệp sẽ ổn định khi dữ liệu đi theo từng máy chứ không đi theo từng cuộc gọi. Ba ý cốt lõi gồm: mỗi máy một serial và một hạn bảo hành rõ ràng; mỗi đợt giao một danh sách serial kèm biên bản có chữ ký; công nợ theo dõi riêng theo khách hàng, ghi chú số hợp đồng và đợt giao.

Việc tiếp theo cực nhỏ: lấy danh sách serial của một lô đã bán trong quý này, nhập vào file Excel theo mẫu và thử nhập theo lô vào kho, mất chừng mười lăm phút.

Doanh nghiệp không nhớ máy nào giao đợt nào, nhưng nhớ rất rõ cửa hàng nào trả lời được trong một phút khi máy văn phòng báo lỗi.