Cho khách mượn máy trong lúc sửa chữa: 6 việc ghi serial, ngày mượn, ngày trả để không mất máy

Cho khách mượn máy trong lúc sửa chữa là việc đưa tài sản của cửa hàng ra khỏi quầy, nên chiếc máy đó cần được ghi chặt như một chiếc máy bán ra. Khi khách quên trả hoặc trả máy trầy xước, cửa hàng chỉ có một mẩu giấy viết tay để đối chiếu, nếu mẩu giấy chưa thất lạc. Sáu việc dưới đây giúp cửa hàng biết máy mượn nào đang ở đâu, thuộc ca sửa nào, hạn trả vào ngày nào.

Máy cho mượn không về, cửa hàng không nhớ đã đưa cho ai

Giữa mùa cao điểm, ba chiếc điện thoại mượn nằm ngoài cùng lúc, mỗi chiếc đi kèm một mẩu giấy do nhân viên ca khác nhau ghi. Hai tuần sau, một mẩu giấy thất lạc, nhân viên ca sáng không nhớ máy đã đưa cho khách nào. Cửa hàng chỉ phát hiện thiếu máy khi cần đưa máy mượn cho khách kế tiếp.

Tình huống thứ hai xảy ra lúc nhận máy về. Khách trả máy với màn hình trầy, hai bên không có ghi chép tình trạng lúc đưa, nên mỗi bên nhớ một kiểu. Cửa hàng hoặc chịu thiệt, hoặc tranh cãi ngay tại quầy, cả hai đều làm giảm uy tín với khách.

Cho khách mượn máy trong lúc sửa chữa là gì và khi nào nên áp dụng

Cho khách mượn máy trong lúc sửa chữa là việc cửa hàng giao một chiếc máy của cửa hàng cho khách dùng tạm, không thu tiền thuê, tới khi máy của khách sửa xong. Máy mượn khác máy bán ra ở chỗ quyền sở hữu vẫn thuộc cửa hàng. Máy mượn cũng khác máy thay thế bảo hành, vì không xuất phát từ nghĩa vụ bảo hành với khách. Đây là nghiệp vụ một phần mềm quản lý trung tâm bảo hành cần theo dõi cùng kho và phiếu sửa chữa.

Về pháp lý, Bộ luật Dân sự 2015 quy định hợp đồng mượn tài sản. Theo bài tổng hợp về Điều 494, đó là "sự thỏa thuận giữa các bên, theo đó bên cho mượn giao tài sản cho bên mượn để sử dụng", và "bên mượn phải trả lại tài sản đó khi hết thời hạn mượn hoặc mục đích mượn đã đạt được". Hạn trả và người đang cầm máy vì vậy phải rõ từ lúc giao.

Cửa hàng nên áp dụng với hai nhóm ca. Nhóm thứ nhất là ca sửa kéo dài nhiều ngày vì chờ linh kiện hoặc gửi hãng. Nhóm thứ hai là khách cần máy hằng ngày để làm việc. Ca sửa xong trong buổi không cần máy mượn, để số máy nằm ngoài cửa hàng ở mức thấp nhất.

6 việc ghi chép khi cho khách mượn máy trong lúc sửa chữa

Sáu việc dưới đây đi theo đường đi của chiếc máy mượn, từ lúc nhập kho tới lúc nhận lại. Mỗi việc trả lời một câu hỏi cửa hàng sẽ gặp khi khách quay lại hoặc khi cần đếm máy.

1. Tách nhóm máy mượn khỏi máy bán bằng trường tùy chỉnh

Mỗi máy mượn cần một serial riêng trong kho, nhập như một sản phẩm bình thường để có một dòng ghi chép. Cửa hàng tạo trường tùy chỉnh cho sản phẩm, ví dụ trường "Nhóm máy" với giá trị "máy mượn", sau đó lọc theo trường để xem toàn bộ máy mượn. Danh sách máy bán không bị lẫn, nên máy mượn không bị bán nhầm.

2. Lập phiếu mượn ghi tình trạng và phụ kiện lúc đưa

Phiếu mượn do cửa hàng tự soạn, lập cùng lúc với phiếu tiếp nhận theo quy trình tiếp nhận máy sửa chữa. Phiếu ghi tình trạng ngoại hình như trầy xước, vết móp, kèm sạc, cáp và ốp đi theo máy. Khách và nhân viên cùng ký xác nhận tại quầy.

Kỹ thuật viên chụp ảnh mặt lưng và màn hình bằng điện thoại của cửa hàng trước khi giao. Cửa hàng tự lưu ảnh vào thư mục đặt tên theo serial của máy mượn, đủ để tra lại khi cần đối chiếu. Hai tấm ảnh chụp lúc đưa là bằng chứng nhanh nhất khi khách trả máy có vết lạ.

3. Ghi ngày mượn, hạn trả, tên khách và mã ca sửa

Cửa hàng tạo các trường tùy chỉnh cho sản phẩm: ngày mượn, hạn trả, tên khách, mã ca sửa và ngày đã nhắc. Mã ca sửa chép từ phiếu sửa chữa của máy khách, cửa hàng tự đối chiếu với phiếu trong mục Sửa chữa. Mỗi sáng, cửa hàng lọc theo trường hạn trả để lấy danh sách máy sắp tới hạn.

4. Ghi tiền cọc (nếu có) vào dòng tiền vào/ra

Cửa hàng thường thu cọc với máy giá trị cao hoặc khách mượn lần đầu. Khoản cọc ghi vào báo cáo dòng tiền vào/ra của Qranty, nội dung ghi "cọc máy mượn" kèm serial. Khoản hoàn ghi "hoàn cọc" cùng serial, để cuối ngày cửa hàng đọc lại và đối chiếu cọc đã thu với cọc đã hoàn.

5. Nhắc khách khi ca sửa xong và gần hạn trả

Khi ca sửa xong, nhân viên gọi hoặc nhắn khách đến nhận máy sửa và trả máy mượn trong cùng một lần. Với máy gần hạn trả, cửa hàng tự gọi hoặc nhắn nhắc khách, sau đó ghi ngày đã nhắc vào trường tùy chỉnh. Ngày nhắc được ghi lại cho thấy cửa hàng đã chủ động, có ích khi khách trả quá hạn.

6. Nhận lại máy, đối chiếu tình trạng và đóng phiếu mượn

Khi khách trả máy, nhân viên mở phiếu mượn và so tình trạng cùng phụ kiện từng dòng với lúc đưa. Nếu có hư hỏng mới, hai bên ghi vào phiếu ngay trước mặt khách. Sau đó cửa hàng ghi ngày trả vào trường tùy chỉnh, hoàn cọc và chuyển máy về nhóm sẵn sàng cho ca kế tiếp.

Bảng đối chiếu máy mượn, máy thay thế bảo hành và máy bán

Ba loại máy này dễ bị ghi lẫn trong cùng một sổ. Theo bài trên báo SGGP, luật sư Đinh Thị Quỳnh Như nhận định: "trong khi bảo hành hàng hóa, nhà sản xuất phải cung cấp hàng hóa tương tự cho khách hàng sử dụng tạm". Máy thay thế bảo hành gắn với nghĩa vụ bảo hành, khác với máy mượn là lựa chọn của cửa hàng.

Tiêu chí	Máy mượn	Máy thay thế bảo hành	Máy bán
Quyền sở hữu	Thuộc cửa hàng, khách giữ tạm	Khách dùng tạm trong lúc sửa bảo hành	Chuyển sang khách khi thanh toán
Ghi serial	Bắt buộc, kèm tên khách và mã ca sửa	Ghi theo ca bảo hành	Ghi khi kích hoạt bảo hành
Tiền cọc	Cửa hàng tự quyết, nên thu với máy giá trị cao	Theo chính sách của bên cung cấp	Không áp dụng
Thời hạn	Có hạn trả rõ, thu hồi khi máy sửa xong	Dùng tới khi sản phẩm bảo hành được trả	Theo thời hạn bảo hành khai theo dòng máy

Dòng thời hạn là dòng quyết định. Máy mượn không có hạn trả rõ sẽ trở thành máy cho khách dùng không thời hạn, và cửa hàng khó thu hồi máy trên thực tế. Hạn trả ghi bằng ngày cụ thể vào phiếu và vào trường tùy chỉnh của máy.

Điều khoản cho mượn máy cần in trên phiếu để tránh tranh cãi

Phiếu mượn cần ba nhóm điều khoản: hạn trả, phí quá hạn, trách nhiệm khi mất hoặc hỏng. Hạn trả ghi bằng ngày cụ thể, không ghi "khi sửa xong". Phí quá hạn, nếu cửa hàng áp dụng, ghi rõ mức và cách tính để khách đọc trước khi ký.

Trách nhiệm khi mất hoặc hỏng nêu rõ mức bồi thường do cửa hàng và khách thỏa thuận, phân biệt hao mòn thông thường với hư hỏng mới. Khách xác nhận tình trạng máy ngay trên phiếu, ký ở dòng đó trước khi cầm máy ra khỏi quầy.

Khách bỏ máy sau khi sửa xong là tình huống riêng, vì máy khách nằm ở cửa hàng và máy mượn nằm ở khách. Cách xử lý theo các mốc trong bài khách không đến lấy máy sửa. Phiếu mượn nên ghi máy mượn phải trả trong ngày khách nhận máy sửa.

Lộ trình 4 tuần đưa quy trình cho mượn máy vào cửa hàng

Bốn tuần đủ để chuyển toàn bộ máy mượn từ giấy viết tay sang ghi chép theo serial, mỗi tuần xử lý một lớp dữ liệu.

Tuần 1: Chọn số máy mượn và nhập serial vào kho

Đầu ra của tuần đầu là danh sách các máy dành riêng để cho mượn, mỗi máy có serial. Thao tác: chọn số máy phù hợp với lượng ca sửa dài ngày, nhập từng máy vào kho Qranty và dán nhãn ghi số máy. Với nhiều máy, cửa hàng nhập hàng loạt bằng file Excel do cửa hàng tự chuẩn bị.

Tuần 2: Soạn phiếu mượn và tạo trường tùy chỉnh

Đầu ra là một mẫu phiếu mượn và năm trường tùy chỉnh trong Cài đặt. Thao tác: soạn phiếu với tình trạng, phụ kiện, hạn trả, điều khoản; tạo trường nhóm máy, ngày mượn, hạn trả, tên khách, mã ca sửa; thống nhất cách ghi nội dung khoản cọc.

Tuần 3: Chạy thật với các ca sửa dài ngày

Đầu ra là các ca đầu tiên có đủ phiếu, ảnh theo serial và trường tùy chỉnh. Thao tác: áp dụng cho mọi ca sửa chờ linh kiện hoặc gửi hãng, ghi chú những chỗ nhân viên quên điền để bổ sung vào phiếu.

Tuần 4: Rà máy chưa về và chỉnh điều khoản

Đầu ra là bản danh sách máy mượn quá hạn kèm ngày đã nhắc. Thao tác: lọc theo trường hạn trả, gọi hoặc nhắn khách quá hạn, ghi phản hồi vào trường tùy chỉnh, sau đó chỉnh điều khoản phiếu theo các ca đã gặp.

Câu hỏi thường gặp về cho khách mượn máy trong lúc sửa chữa

Cho khách mượn máy có nên thu tiền cọc không?

Cửa hàng nên thu cọc với máy giá trị cao hoặc khách mượn lần đầu, và miễn cọc với khách quen có lịch sử trả đúng hạn. Khoản cọc ghi vào dòng tiền vào/ra kèm serial, khoản hoàn ghi cùng serial khi nhận máy.

Khách làm hỏng máy mượn, cửa hàng xử lý thế nào?

Cửa hàng đối chiếu tình trạng lúc trả với phiếu mượn và ảnh chụp lúc đưa, sau đó thỏa thuận mức bồi thường đã ghi trên phiếu. Hư hỏng do hao mòn thông thường được tách khỏi hư hỏng mới ngay trước mặt khách.

Máy mượn có cần kích hoạt bảo hành không?

Máy mượn chưa bán cho khách, nên không cần kích hoạt bảo hành cho khách. Cửa hàng chỉ nhập serial vào kho và ghi nhóm "máy mượn" bằng trường tùy chỉnh.

Khách không trả máy mượn sau khi lấy máy sửa xong, cửa hàng làm gì?

Cửa hàng tự gọi hoặc nhắn khách theo hạn trả ghi trên phiếu, ghi ngày nhắc vào trường tùy chỉnh. Khi khách vẫn chưa trả, cửa hàng làm việc theo điều khoản đã ký trên phiếu mượn, gồm phí quá hạn hoặc trách nhiệm bồi thường.

Kết luận

Máy mượn là hàng của cửa hàng nằm ngoài quầy, nên cần ghi chép như hàng bán ra. Ba ý cốt lõi gồm: mỗi máy mượn có serial riêng và nhóm riêng bằng trường tùy chỉnh; phiếu mượn ghi tình trạng, hạn trả và điều khoản trước khi giao; ngày mượn, ngày nhắc, ngày trả được ghi đủ để đối chiếu.

Việc tiếp theo cực nhỏ: đếm các máy mượn hiện đang nằm ngoài cửa hàng hôm nay, mất đúng mười phút, và ghi cạnh mỗi máy tên khách cùng ngày đưa.

Một chiếc máy mượn trầy màn hình không làm cửa hàng mất khách. Phiếu mượn trống và câu "để kiểm tra lại" khi khách hỏi máy đang ở đâu mới làm mất khách.