Kinh doanh máy in cho khách văn phòng: 6 việc bảo hành theo serial, mực và lịch bảo trì

Kinh doanh máy in khác bán laptop ở chỗ doanh thu nằm nhiều ở mực và bảo trì sau bán hơn ở bản thân chiếc máy. Khách văn phòng gọi khi máy kẹt giấy, ra bản in mờ hay báo lỗi, và mong có người xử lý trong ngày. Bài này nêu 6 việc cửa hàng cần dựng trước khi nhập lô máy in đầu tiên.

Cuối tháng khách văn phòng báo máy in lỗi, cửa hàng không nhớ đã bán máy nào

Chiều thứ sáu cuối tháng, một văn phòng kế toán gọi báo máy in đa năng kẹt giấy liên tục và bản in có vệt đen. Nhân viên quầy mở sổ bán hàng viết tay, chỉ thấy dòng "máy in Canon, 1 cái" ghi chung với ba lần bán khác trong năm. Không ai biết chiếc nào đã giao cho văn phòng này, bán ngày nào và hạn bảo hành hãng đã hết hay chưa.

Cùng lúc, nhiều khách khác cũng chốt sổ cuối tháng nên kỹ thuật viên phải chạy giữa các văn phòng. Khách gọi thứ tư chờ đến cuối buổi vẫn chưa có người đến, trong khi văn phòng cần in chứng từ ngay chiều đó. Họ gọi một cửa hàng khác cử người sang trong một giờ.

Bảo hành chậm kéo theo mất khách ở những lần mua sau. Lần đặt mực kế tiếp, văn phòng chọn nơi đã đến kịp hôm đó, và hợp đồng bảo trì cũng đi theo. Cửa hàng máy tính mở thêm mảng mới nên đối chiếu các nền vận hành chung trong bài kinh nghiệm mở cửa hàng laptop trước khi nhập lô máy in đầu tiên.

Kinh doanh máy in là gì và mảng này khác bán laptop thế nào

Kinh doanh máy in là việc cửa hàng bán máy in cho khách, đồng thời cung cấp mực, trống, linh kiện và dịch vụ bảo trì sau bán. Với khách văn phòng, giá trị lớn nhất nằm ở sự liên tục: máy in được mỗi ngày, vật tư có sẵn khi hết.

Mảng này có hai nguồn thu tách biệt. Nguồn thứ nhất là bán máy, biên lợi nhuận mỏng và cạnh tranh giá mạnh. Nguồn thứ hai là vật tư và bảo trì, lặp lại theo tháng và bám theo từng chiếc máy đã bán.

Bảo hành cũng chia làm hai loại. Thân máy được bảo hành theo serial; mực, hộp mực và trống là vật tư tiêu hao, nên phiếu bán vật tư cần ghi rõ có bảo hành hay không. Khách văn phòng thường cần thêm thỏa thuận bảo trì định kỳ, điều khách mua laptop lẻ ít khi hỏi.

Thỏa thuận bảo hành cần được ghi bằng chữ. Điều 30 Luật Bảo vệ quyền lợi người tiêu dùng 2023 viết rằng sản phẩm, hàng hóa, linh kiện, phụ kiện "được bảo hành theo thỏa thuận của các bên", và bên kinh doanh phải "cung cấp cho người tiêu dùng văn bản tiếp nhận bảo hành hoặc hình thức tiếp nhận bảo hành tương đương khác, trong đó ghi rõ thời gian thực hiện bảo hành". Quy định viết cho người tiêu dùng, nhưng cửa hàng nên dùng cùng cách ghi cho khách văn phòng để tránh tranh cãi về thời hạn.

Mảng máy in dùng chung nền dữ liệu với bán laptop. Cửa hàng đã dùng phần mềm bảo hành cho cửa hàng laptop chỉ cần thêm danh mục máy in, không phải dựng hệ thống riêng cho một mảng mới.

Việc 1 và 2: chọn dòng máy và nhà cung cấp theo nhu cầu khách văn phòng

Việc 1: Chọn nhóm máy theo cách văn phòng in

Ba nhóm máy phủ gần hết nhu cầu văn phòng nhỏ và vừa: máy laser đơn sắc, máy đa năng và máy in phun bình mực. Văn phòng kế toán, hành chính in nhiều văn bản nên hợp laser đơn sắc. Văn phòng quảng cáo cần in màu nên hợp in phun bình mực. Phòng nhân sự thường cần quét hợp đồng nên chọn máy đa năng.

Cửa hàng không nhập đủ cả ba nhóm ngay từ đầu. Nên chọn một nhóm bán chạy nhất với khách đang có, nhập vài model, sau đó mở rộng khi có số liệu bán và bảo trì thật.

Việc 2: Chọn nhà cung cấp theo bảo hành và linh kiện sẵn có

Khi làm việc với nhà phân phối, cửa hàng hỏi ba điều: hạn bảo hành hãng tính theo serial nào, linh kiện hao mòn (trục sấy, trống, bộ kéo giấy) có sẵn hay không, và vật tư chính hãng cấp theo lô nào. Câu trả lời quyết định cửa hàng có đủ hàng để xử lý máy lỗi trong ngày hay không.

Máy nhập kho theo serial, từng máy hoặc theo lô bằng file Excel khi số lượng lớn. Mỗi serial gắn một mã QR, nên khi khách quay lại bảo hành, nhân viên quét mã thay vì lục hóa đơn.

Bảng đối chiếu ba nhóm máy

Nhóm máy	Chi phí mỗi trang	Bảo hành hãng cần hỏi	Linh kiện cần có sẵn
Laser đơn sắc	Thấp khi in nhiều văn bản	Hạn bảo hành thân máy theo serial	Hộp mực, trống, trục sấy
Máy đa năng	Trung bình, tăng khi dùng khay quét	Hạn bảo hành cả bộ in và bộ quét	Bộ kéo giấy khay nạp tài liệu, trống
In phun bình mực	Phụ thuộc loại mực đã chọn	Hạn bảo hành đầu in	Bình mực, đầu in

Bảng cho thấy chi phí mỗi trang và linh kiện thay đổi theo nhóm máy, nhưng câu hỏi về serial giống nhau ở cả ba nhóm. Vì vậy cửa hàng chốt cách nhập kho theo serial trước, sau đó mới chốt danh mục model.

Việc 3: kích hoạt bảo hành máy in theo serial cho từng văn phòng

Việc 3 là kích hoạt bảo hành cho từng máy ngay lúc giao, gắn serial với số điện thoại của người đại diện văn phòng. Cửa hàng kích hoạt bằng QR hoặc serial trong vài giây, và trang quét QR hiện ngày hết hạn của thân máy để khách tự xem.

Thông tin về văn phòng nằm ở trường tùy chỉnh. Cửa hàng tạo trường tên công ty khách, số máy theo hợp đồng và vị trí đặt máy (phòng kế toán, quầy lễ tân) cho sản phẩm hoặc cho khách hàng, sau đó lọc hoặc tìm theo trường khi cần. Phiếu sửa chữa cũ của máy tra riêng trong mục Sửa chữa.

Bảo hành hãng và bảo hành của cửa hàng cần ghi tách biệt. Hãng bảo hành phần cứng theo serial; cửa hàng cam kết thêm thời gian có mặt, thay vật tư hoặc cho mượn máy tạm. Mỗi cam kết ghi bằng chữ trên phiếu bán. Cách phân định lỗi hãng và lỗi cửa hàng nằm trong bài chính sách bảo hành cửa hàng laptop, áp dụng được cho máy in.

Serial là căn cứ để hãng xác nhận máy. Thông báo đổi máy in HP của Hacom ghi máy mới "tiếp nối thời gian bảo hành của máy in có số Serial ban đầu" và hóa đơn "phải bao gồm số Serial của sản phẩm". Hóa đơn bán tay ghi chung loại máy không đáp ứng được yêu cầu này.

Việc 4 và 5: quản lý mực, linh kiện và lịch bảo trì định kỳ

Việc 4: Quản lý mực và linh kiện theo mã

Mực và trống không có serial riêng như thân máy. Cửa hàng tự đặt mã vật tư theo model (một mã cho mỗi loại hộp mực), đếm kệ định kỳ và ghi số tồn vào file Excel của cửa hàng. Mức tồn tối thiểu do cửa hàng tự đặt trong file và đối chiếu mỗi lần đếm.

Hộp mực có serial hoặc số lô từ nhà phân phối nên nhập theo lô, để biết lô nào đã bán cho văn phòng nào khi có sự cố chất lượng. Phần việc này giúp cửa hàng trả lời được khách hỏi hộp mực mới mua có thuộc lô đã báo lỗi hay không.

Linh kiện thay thế có thể cần hạn bảo hành riêng. Cửa hàng ghi hạn và ngày thay vào trường tùy chỉnh của máy, báo khách khi giao lại máy. Chi phí linh kiện của từng ca nằm trong phiếu sửa chữa để cửa hàng đối chiếu theo ca.

Việc 5: Lịch bảo trì định kỳ cho từng văn phòng

Qranty tự nhắc lịch bảo dưỡng qua Zalo ZNS hoặc SMS theo mốc cửa hàng đặt. Với máy in văn phòng, mốc thường gặp là vệ sinh trục kéo giấy và kiểm tra trống sau vài tháng; cửa hàng chọn chu kỳ theo khối lượng in của từng văn phòng.

Các văn phòng dùng cùng loại máy gom thành một nhóm nhắc với cùng kịch bản tin nhắn. Mỗi lần kỹ thuật viên đến, cửa hàng mở phiếu sửa chữa và theo dõi tiến độ bằng bảng trạng thái, nên nhân viên quầy trả lời được khách ngay tại quầy, không cần gọi lại kỹ thuật viên.

Việc 6: gửi hãng và ghi tiền chưa thu của khách doanh nghiệp

Máy lỗi phần cứng trong hạn đi theo luồng Gửi hãng bảo hành. Phiếu ghi hãng bảo hành, mã hãng, ngày dự kiến nhận và trạng thái, nên khi văn phòng hỏi máy đang ở đâu, nhân viên xem phiếu thay vì gọi hỏi người đã chở máy đi.

Khách doanh nghiệp thường nhận hàng trước và thanh toán cuối tháng. Cửa hàng ghi tên công ty và số tiền chưa thu vào trường tùy chỉnh của khách hàng, đối chiếu với báo cáo dòng tiền vào và ra cuối tháng.

Báo cáo dòng tiền vào và ra cho biết tổng tiền vào, tiền ra trong kỳ. Cửa hàng ghi rõ nội dung từng khoản (tiền máy, tiền mực, phí bảo trì) để đọc lại trong báo cáo khi cần đối chiếu theo từng nguồn thu.

Lộ trình 4 tuần mở mảng kinh doanh máy in

Bốn tuần đủ để dựng nền cho lô máy in đầu tiên, mỗi tuần giải quyết một phần việc.

Tuần 1: Chọn dòng máy

Đầu ra là danh sách vài model của một nhóm máy, kèm điều kiện bảo hành và linh kiện của từng nhà phân phối. Thao tác: gọi nhà phân phối, hỏi ba điều ở Việc 2 và ghi câu trả lời vào một bảng so sánh.

Tuần 2: Nhập kho theo serial

Đầu ra là kho máy in có serial đầy đủ. Thao tác: nhập lô đầu tiên bằng file Excel, kiểm lại vài máy bằng cách quét QR và đặt mã cho từng loại mực, trống.

Tuần 3: Mẫu bảo hành và bảo trì

Đầu ra là mẫu phiếu bán, mẫu thỏa thuận bảo hành bằng chữ và bộ trường tùy chỉnh về công ty khách, số máy, vị trí đặt. Thao tác: tạo trường trong mục Cài đặt, soạn câu bảo hành hãng và cam kết cửa hàng, sau đó nhập số tồn mực theo mã vào file Excel của cửa hàng.

Tuần 4: Lịch nhắc đầu tiên

Đầu ra là lịch nhắc bảo dưỡng cho văn phòng đầu tiên và báo cáo dòng tiền của tháng đầu. Thao tác: kích hoạt bảo hành khi giao máy, đặt mốc nhắc qua Zalo ZNS hoặc SMS và ghi rõ nội dung từng khoản tiền trong tháng.

Câu hỏi thường gặp về kinh doanh máy in

Kinh doanh máy in có cần bảo hành theo serial không?

Cần, vì serial là căn cứ để hãng xác nhận máy và hạn bảo hành. Cửa hàng kích hoạt bảo hành bằng QR hoặc serial để tra ngày hết hạn khi khách quay lại.

Khách văn phòng thường cần dịch vụ sau bán nào?

Khách cần xử lý kẹt giấy và bản in mờ trong ngày, cung cấp mực đúng model và bảo trì định kỳ. Cửa hàng ghi nhu cầu từng văn phòng vào trường tùy chỉnh để lọc khi lên lịch.

Nên bán kèm hợp đồng bảo trì máy in hay không?

Nên bán kèm khi cửa hàng đủ kỹ thuật viên để giữ đúng lịch. Hợp đồng ghi bằng chữ phạm vi mỗi lần đến, vật tư tính riêng hay kèm, và lịch nhắc qua Zalo ZNS hoặc SMS.

Quản lý mực và linh kiện máy in thế nào cho khỏi thất thoát?

Cửa hàng đặt mã cho từng loại mực, đếm kệ định kỳ và ghi số tồn vào file Excel của cửa hàng. Linh kiện thay cho máy ghi ngày thay và hạn vào trường tùy chỉnh của máy. Chi phí linh kiện từng ca ghi trong phiếu sửa chữa.

Kết luận

Mảng máy in sinh lời nhờ vật tư và bảo trì, nên dữ liệu theo serial và theo văn phòng quyết định chất lượng dịch vụ. Ba ý cốt lõi gồm: kích hoạt bảo hành theo serial cho từng máy ngay lúc giao; quản lý mực theo mã và linh kiện bằng trường tùy chỉnh; đặt lịch nhắc bảo trì và ghi tiền chưa thu của từng công ty vào trường tùy chỉnh của khách hàng.

Việc tiếp theo cực nhỏ: lập danh sách máy in cửa hàng đã bán trong năm qua, ghi serial và văn phòng đang dùng, sau đó đánh dấu những máy sắp hết hạn bảo hành.

Khách văn phòng không nhớ model máy in, nhưng nhớ cửa hàng đến kịp lúc máy kẹt giấy. Cửa hàng nào tra được serial trong vài giây sẽ đến kịp.