Quản lý vật tư lắp đặt camera: 7 việc để biết dây cáp, đầu nối, nguồn, ổ cứng đã dùng ở công trình nào

Quản lý vật tư lắp đặt camera là biết cuộn cáp, hộp đầu nối, bộ nguồn và ổ cứng nào đã rời kho để vào công trình nào, chứ không dừng ở việc đếm hàng tồn cuối tháng. Cửa hàng ghi xuất kho theo từng công trình trả lời được cả bài toán chi phí lẫn ca bảo hành sau hai năm; cửa hàng lấy vật tư bằng lời nói chỉ trả lời được bằng trí nhớ của người đã lấy.

Vật tư thất thoát nhỏ lẻ nhưng cộng lại thành khoản lỗ của công trình

Sáng thứ hai, kỹ thuật viên ghé kho lấy một cuộn cáp mạng, nửa hộp đầu nối và hai bộ nguồn, nói miệng với thủ kho, sau đó chạy thẳng ra công trình. Không ai ghi công trình nào nhận, không ai ghi số lượng. Cuối tuần, cuộn cáp quay về kho dư một nửa, không ai nhớ nửa đó thuộc công trình nào.

Mỗi lần lấy hàng như vậy chỉ thiếu vài chục nghìn đồng, nhưng một tháng có mười công trình, phần thiếu đủ làm lệch lãi gộp. Khi hộp đầu nối hụt, nhân viên đặt hàng bổ sung theo cảm giác, vì kho không có số liệu xuất để tính mức tiêu hao trung bình cho từng loại công trình.

Chỗ mất kiểm soát lớn nhất nằm ở quyết toán. Khi gửi báo giá, cửa hàng tính vật tư theo dự toán; khi nghiệm thu, cửa hàng không có số liệu vật tư đã dùng thật để đối chiếu. Công trình lãi hay lỗ chỉ được biết vào cuối quý, khi đã quá muộn để điều chỉnh báo giá cho khách kế tiếp.

Quản lý vật tư lắp đặt camera là gì

Quản lý vật tư lắp đặt camera là việc cửa hàng theo dõi toàn bộ vòng đi của vật tư: nhập kho, xuất cho từng công trình, ghi lượng dùng thực tế và thu hồi phần dư về kho. Mục tiêu có hai vế. Vế thứ nhất là chi phí: mỗi công trình có một con số vật tư đã dùng. Vế thứ hai là bảo hành: mỗi thiết bị lớn truy được về đúng công trình đã lắp.

Vật tư của một công trình camera chia thành hai nhóm có cách quản lý khác nhau. Nhóm có serial gồm mắt camera, đầu ghi, ổ cứng, bộ nguồn lớn: mỗi món có mã riêng, thời hạn bảo hành riêng. Nhóm tiêu hao gồm cáp, đầu nối, ống luồn, vít nở, băng keo: không có serial, chỉ quản lý được theo số lượng hoặc số mét.

Cửa hàng chuyên lắp đặt cần cả hai nhóm trong cùng một hệ thống kho. Một phần mềm quản lý cửa hàng camera gom thiết bị theo serial và vật tư theo số lượng vào cùng nơi, nên chủ cửa hàng không phải mở thêm một file Excel riêng cho cuộn cáp.

Kỹ thuật cũng ảnh hưởng tới lượng vật tư xuất. Hãng Dahua nêu rằng cả Ethernet truyền thống lẫn PoE đều giới hạn khoảng cách cáp ở mức "100 metres (328 feet) between network ports". Điểm lắp xa hơn mức này cần thêm bộ chuyển tiếp hoặc thiết bị khác, và phần phát sinh đó phải nằm trong danh sách xuất kho của công trình.

7 việc quản lý vật tư lắp đặt camera

Bảy việc quản lý vật tư lắp đặt camera dưới đây đi theo đường đi của vật tư, từ lúc phân loại tới lúc truy ngược khi bảo hành. Mỗi việc trả lời một câu hỏi chủ cửa hàng hay thủ kho phải đối mặt trong tuần.

1. Phân loại vật tư theo serial và theo số lượng

Việc đầu tiên là chia kho thành hai danh sách. Mắt camera, đầu ghi, ổ cứng và nguồn lớn vào danh sách theo serial, mỗi món một dòng. Cáp, đầu nối và phụ kiện nhỏ vào danh sách theo số lượng, mỗi loại một dòng kèm đơn vị tính như mét, cái hoặc hộp.

Ranh giới nên đặt theo một câu hỏi: món này có thể gửi hãng bảo hành riêng không. Nếu có, món đó cần serial. Cuộn cáp mạng không gửi hãng riêng nên chỉ cần quản lý theo số mét còn lại.

2. Nhập kho, nhập hàng loạt qua Excel

Hàng về theo lô lớn, nên nhập từng món bằng tay là điểm làm chậm thủ kho nhiều nhất. Cửa hàng chuẩn bị file Excel gồm tên hàng, serial với nhóm có serial, số lượng với nhóm tiêu hao, giá nhập và nhà cung cấp, sau đó nhập một lần.

Qranty có nhập Excel cho tab sản phẩm lẫn tab linh kiện, nên hai nhóm vật tư đều đi vào kho trong một buổi. Giá nhập ghi ngay từ lúc nhập là dữ liệu gốc để tính chi phí công trình ở việc thứ sáu.

3. Xuất kho theo công trình, ghi người nhận

Mỗi lần vật tư rời kho cần có ba thông tin: công trình nhận, người nhận và ngày xuất. Cửa hàng quy ước tên công trình thống nhất, ví dụ theo địa chỉ khách, sau đó ghi vào trường thông tin tùy chỉnh của thiết bị để lọc lại theo công trình khi cần.

Với nhóm tiêu hao, phiếu xuất ghi tên công trình, loại vật tư và số lượng, do thủ kho nhập ngay lúc giao hàng. Kỹ thuật viên không ký nhận bằng lời; quy trình ghi tên người nhận được trình bày thêm trong bài quản lý kỹ thuật viên lắp đặt camera.

4. Dự trù vật tư từ phiếu khảo sát

Phiếu khảo sát là nguồn dự trù sớm nhất: số mắt camera, độ dài đường cáp, số điểm cần ống luồn. Thủ kho dựa vào phiếu này để chuẩn bị hàng trước một ngày, thay vì để kỹ thuật viên tự lấy theo ước chừng.

Dự trù cũng là mốc so sánh cuối công trình. Khi lượng dùng thật lệch nhiều so với dự trù, cửa hàng biết ngay phiếu khảo sát đo thiếu hay hiện trường phát sinh việc ngoài báo giá.

5. Ghi vật tư dùng thực tế và thu hồi dư

Cuối công trình, kỹ thuật viên báo lượng đã dùng và mang phần dư về kho. Thủ kho nhập lại phần dư vào đúng danh mục, ghi rõ nguồn là công trình nào. Ví dụ, công trình xuất 100 mét cáp, dùng 60 mét, phiếu thu hồi ghi 40 mét.

Vật tư dư không nhập lại là nguồn thất thoát phổ biến nhất, vì cuộn cáp dở dang nằm trong xe hoặc góc kho, hệ thống không biết. Quy định đơn giản nhất: công trình chưa thu hồi dư chưa được đóng sổ.

6. Đối chiếu chi phí công trình, dòng tiền ra

Chi phí vật tư của công trình bằng tổng giá nhập của những món đã xuất, trừ phần thu hồi. Cửa hàng đặt con số này cạnh giá vật tư trong báo giá để thấy lãi gộp thật. Khoản kỹ thuật viên tự mua vật tư lẻ ngoài kho cũng cộng vào, kèm hóa đơn.

Về pháp lý, kiểm kê tài sản phục vụ đối chiếu với sổ kế toán. Điều 40 Luật Kế toán 2015 định nghĩa: "Kiểm kê tài sản là việc cân, đong, đo, đếm số lượng". Với cửa hàng camera, cuộn cáp và hộp đầu nối là loại hàng cần đếm đúng theo cách này.

Chi phí nhập vật tư và khoản phải trả nhà cung cấp nằm trong mục tài chính của Qranty, cạnh báo cáo dòng tiền vào ra, nên con số chi cho công trình không phải đối chiếu bằng sổ tay riêng.

7. Truy vật tư khi cần bảo hành

Mắt camera lỗi sau mười tám tháng, khách báo cửa hàng. Thủ kho nhập serial vào ô tìm kiếm, thấy ngay thiết bị đó thuộc lô nào, xuất cho công trình nào, ngày nào. Ngày xuất kèm thời hạn bảo hành gắn sẵn cho phép gửi hãng đúng hạn.

Ổ cứng là món cần chú ý nhất, vì ổ cứng lỗi kéo theo mất dữ liệu ghi hình. Cửa hàng truy được ổ nào nằm trong đầu ghi nào sẽ xử lý trong một buổi, tương tự quy trình trong bài bảo hành camera theo công trình.

Bộ lọc theo serial và danh mục giúp rút gọn danh sách khi kho có hàng trăm thiết bị. Ảnh chụp tem serial của thiết bị lúc lắp do cửa hàng tự lưu theo từng serial, vì Qranty chưa đính kèm ảnh vào serial.

Bảng đối chiếu vật tư theo công trình

Mỗi loại vật tư có cách theo dõi riêng và điểm thất thoát riêng. Bảng dưới đây gom bốn nhóm chính để thủ kho đối chiếu cuối công trình.

Vật tư	Cách theo dõi	Hay thất thoát ở đâu	Đối chiếu cuối công trình
Cáp mạng, cáp nguồn	Theo số mét, xuất và thu hồi theo phiếu	Đoạn cắt thừa, cuộn dở dang để trên xe	Số mét xuất trừ số mét thu hồi bằng số mét đã đi dây
Đầu nối, ống luồn, phụ kiện	Theo số lượng từng loại	Lấy dư vì ngại quay lại kho	Số đã xuất so với số điểm lắp trên phiếu khảo sát
Bộ nguồn, mắt camera	Theo serial, mỗi món một dòng	Lắp thay thế tại chỗ không báo kho	Mọi serial đã xuất đều có vị trí lắp
Ổ cứng, đầu ghi	Theo serial, gắn công trình	Đổi ổ giữa các đầu ghi	Đầu ghi nào chứa ổ serial nào

Dòng cuối của bảng quan trọng nhất về giá trị, vì ổ cứng và đầu ghi đắt, bảo hành dài và liên quan dữ liệu của khách. Hai dòng đầu quan trọng về tần suất: thất thoát nhỏ xảy ra ở mọi công trình.

Lộ trình 4 tuần kiểm soát vật tư

Bốn tuần đủ để đưa quản lý vật tư lắp đặt camera vào nền nếp, chuyển kho từ lấy hàng bằng lời sang xuất theo công trình, mỗi tuần xử lý một lớp việc.

Tuần 1: Kiểm kê kho

Đầu ra của tuần đầu là một danh sách tồn thật: đếm từng cuộn cáp, từng hộp đầu nối, từng thiết bị có serial. Thao tác: thủ kho đếm cùng chủ cửa hàng, ghi chênh lệch so với sổ cũ và chụp ảnh các kệ hàng.

Tuần 2: Phân loại và nhập

Đầu ra là kho có hai danh sách rõ ràng, theo serial và theo số lượng. Thao tác: lập file Excel theo mẫu, nhập lô thiết bị có serial vào tab sản phẩm, nhập nhóm tiêu hao vào tab linh kiện.

Tuần 3: Xuất theo công trình

Đầu ra là mọi lần xuất đều có tên công trình và người nhận. Thao tác: thủ kho chỉ giao hàng khi có phiếu, kỹ thuật viên nhận kèm xác nhận. Công trình nào đang chạy được thiết lập danh sách vật tư đã xuất ngay trong tuần này.

Tuần 4: Đối chiếu và thu hồi

Đầu ra là bảng chi phí vật tư của công trình đầu tiên đóng sổ. Thao tác: thu hồi phần dư, so lượng dùng thật với dự trù, ghi chênh lệch và nguyên nhân. Từ đó cửa hàng điều chỉnh định mức vật tư cho báo giá kế tiếp.

Câu hỏi thường gặp về quản lý vật tư lắp đặt camera

Cáp mạng có cần ghi serial không?

Cáp mạng không cần serial vì không gửi hãng bảo hành riêng. Cửa hàng quản lý cáp theo số mét xuất, số mét dùng và số mét thu hồi cho từng công trình.

Vật tư dư cuối công trình xử lý thế nào?

Phần dư được nhập lại kho, ghi rõ nguồn là công trình nào. Quy định công trình chưa thu hồi dư chưa đóng sổ giữ cho số liệu chi phí không bị phình lên.

Làm sao biết công trình nào đã dùng ổ cứng nào?

Cửa hàng ghi serial ổ cứng vào danh sách xuất kho của công trình ngay lúc giao hàng. Khi cần bảo hành, nhập serial vào ô tìm kiếm để thấy ổ thuộc công trình nào và nằm trong đầu ghi nào.

Kỹ thuật viên tự mua vật tư lẻ ghi ở đâu?

Khoản này ghi vào chi phí của đúng công trình, kèm ảnh hóa đơn mua hàng. Vật tư mua lẻ nếu dư vẫn nhập kho như hàng khác, ghi giá mua thực tế.

Kết luận

Quản lý vật tư lắp đặt camera hỏng ở khâu lấy hàng bằng lời, không vì thiếu phần mềm. Ba ý cốt lõi gồm: mọi lần xuất kho đều gắn với một công trình và một người nhận; món lớn như đầu ghi và ổ cứng quản lý theo serial, món tiêu hao theo số lượng; chi phí công trình đối chiếu với báo giá trước khi đóng sổ.

Việc tiếp theo cực nhỏ: hôm nay đếm lại một cuộn cáp đang dở trong kho, ghi số mét còn lại và công trình đã dùng phần đầu, mất đúng năm phút.

Một cuộn cáp dư không làm cửa hàng lỗ. Cuộn cáp dư không ai biết thuộc công trình nào mới làm báo giá kế tiếp sai.