Bảo trì máy tính cho doanh nghiệp: 6 việc nhắc lịch theo nhóm máy, tra lịch sử từng máy theo serial

Bảo trì máy tính cho doanh nghiệp là dịch vụ ghé định kỳ theo hợp đồng: khách văn phòng trả phí theo tháng hoặc quý, cửa hàng cam kết cử kỹ thuật viên đến tận nơi xử lý. Giá trị của hợp đồng nằm ở lịch sử từng máy; khi lịch sử chỉ nằm trong sổ tay của một kỹ thuật viên, hợp đồng mất giá trị ngay lúc người đó nghỉ việc. Cửa hàng lập danh sách máy theo serial, nhắc lịch theo nhóm và mở một phiếu cho mỗi lần ghé sẽ trả lời được câu hỏi "máy này đã được xử lý những gì" bằng dữ liệu.

Khách văn phòng báo máy chậm, kỹ thuật viên mới không biết máy đã sửa gì

Một hợp đồng 25 máy (số ví dụ) có hai kỹ thuật viên luân phiên ghé văn phòng, mỗi người ghi riêng vào sổ tay riêng. Máy nào đã thay SSD, máy nào đã cài lại hệ điều hành, máy nào quạt tản nhiệt đã được vệ sinh, tất cả nằm trong trí nhớ của một người.

Sáng thứ hai, kế toán văn phòng gọi báo máy chậm trở lại. Kỹ thuật viên được điều đến là người mới, mở máy ra và làm lại đúng việc đã làm hai tháng trước. Khách phản ánh rằng đã trả phí bảo trì đều đặn nhưng cửa hàng không chứng minh được máy đã được xử lý gì.

Trong tình huống đó, lịch sử bảo trì nằm rải ở ba nơi: file Excel của một kỹ thuật viên, tin nhắn Zalo với kế toán bên khách và sổ ghi tay. Khi nhân sự đổi hoặc nghỉ, cửa hàng gần như mất dấu toàn bộ hợp đồng.

Bảo trì máy tính cho doanh nghiệp là gì và khác bảo hành sau bán ở đâu

Bảo trì máy tính cho doanh nghiệp là dịch vụ ghé định kỳ để vệ sinh máy, cập nhật hệ điều hành, thay linh kiện hao mòn và xử lý sự cố phát sinh, tính phí riêng theo hợp đồng. Phí này nằm ngoài bảo hành. Theo Điều 30 Luật Bảo vệ quyền lợi người tiêu dùng 2023, sản phẩm, hàng hóa, linh kiện, phụ kiện được bảo hành "theo thỏa thuận của các bên hoặc bắt buộc bảo hành theo quy định của pháp luật"; bảo trì là thỏa thuận dịch vụ riêng giữa cửa hàng và khách.

Khác biệt đầu tiên là nguồn gốc máy: máy của khách văn phòng không nhất thiết do cửa hàng bán. Khác biệt thứ hai là nhịp làm việc: bảo trì chạy theo lịch ghi trong hợp đồng, bảo hành chạy theo hạn hãng hoặc cửa hàng công bố.

Vì vậy, cửa hàng cần một nơi lưu danh sách máy, khách và lịch sử xử lý tách khỏi dữ liệu bán hàng. Đó là phần việc của phần mềm quản lý cửa hàng laptop, nơi máy được quản lý theo serial và khách được lưu tập trung.

6 việc bảo trì máy tính cho doanh nghiệp để mỗi lần ghé đều có hồ sơ

Sáu việc dưới đây đi theo vòng đời của một hợp đồng bảo trì, từ lúc nhận danh sách máy đến lúc thu phí kỳ sau. Mỗi việc để lại một dòng dữ liệu để kỹ thuật viên nào tiếp quản cũng đọc được.

1. Nhập danh sách máy của khách bằng Excel, mỗi máy một dòng kèm serial

Khách ngoài thường không có đơn bán tại cửa hàng, nên danh sách máy được nhập từ file Excel do cửa hàng tự chuẩn bị: một máy một dòng, có model và serial. Qranty hỗ trợ nhập hàng loạt bằng Excel, cửa hàng không phải gõ từng máy.

Tên đơn vị và phòng ban của khách ghi vào trường tùy chỉnh, để về sau tìm được toàn bộ máy của một văn phòng.

2. Chia nhóm máy theo kế toán, kinh doanh, kho

Mỗi văn phòng có những nhóm máy dùng khác nhau: máy kế toán chạy phần mềm nặng, máy kinh doanh bị cài thêm nhiều ứng dụng, máy kho ít dùng nhưng bám bụi. Cửa hàng chia máy thành nhóm theo phòng ban hoặc theo ngày ghé, sau đó nhắc lịch theo nhóm bằng kịch bản tin nhắn.

Cách chia nhóm do cửa hàng tự quy ước và ghi vào trường tùy chỉnh của máy. Phần lập lịch cụ thể nằm ở mục Lịch bảo trì bên dưới.

3. Mỗi lần kỹ thuật viên đến, mở một phiếu sửa chữa

Mỗi lần ghé có một phiếu sửa chữa, ghi việc đã làm và theo dõi tiến độ trên bảng trạng thái. Nếu phải thay linh kiện, chi phí linh kiện được ghi theo ca để đối chiếu.

Máy đang trong hạn bảo hành hãng cần được xử lý đúng luồng. Chẳng hạn, bảo hành giới hạn của Apple loại trừ hư hỏng do hoạt động bảo dưỡng "được tiến hành bởi bất kỳ ai không phải là đại diện của Apple hoặc Nhà cung cấp dịch vụ ủy quyền của Apple", nên kỹ thuật viên cần kiểm tra hạn bảo hành trước khi mở máy.

4. Tra lịch sử từng máy bằng serial

Khi khách báo một máy chậm, kỹ thuật viên tìm máy theo serial để xem thông tin máy và khách đang dùng nó. Phiếu sửa cũ của máy tra riêng trong mục Sửa chữa, nên cửa hàng đối chiếu hai nơi trước khi mở máy.

Việc đối chiếu này ngăn được tình trạng làm lại đúng việc cũ. Người tiếp quản hợp đồng cũng đọc được lịch sử, không cần hỏi lại đồng nghiệp đã nghỉ.

5. Ghi ngày bảo trì gần nhất và hạn hợp đồng vào trường tùy chỉnh

Hai mốc cần theo dõi cho mỗi hợp đồng là ngày bảo trì gần nhất và ngày hết hạn hợp đồng. Cửa hàng tạo hai trường tùy chỉnh cho hai mốc đó, sau đó lọc theo trường để ra danh sách khách sắp hết hợp đồng.

6. Ghi kỳ phí và tình trạng thu của từng hợp đồng

Kỳ phí và tình trạng thu của mỗi hợp đồng được cửa hàng ghi vào trường tùy chỉnh của khách. Cuối tháng, cửa hàng đối chiếu các khoản đã thu với báo cáo dòng tiền vào/ra của Qranty.

Cách làm này giúp biết hợp đồng nào đã thu đủ và hợp đồng nào đang chờ khách thanh toán, không phải lục lại tin nhắn Zalo với kế toán văn phòng.

Với khách đã ký hợp đồng bảo trì, bài bảo hành laptop cho doanh nghiệp bổ sung phần giao máy theo lô; bài này tập trung vào nhịp ghé và lịch sử xử lý.

Lịch bảo trì: chia nhóm máy thay vì nhắc từng máy

Nhắc lịch theo nhóm giúp một tin nhắn bao phủ cả phòng ban, thay vì 25 tin nhắn cho 25 máy. Nhóm có thể theo phòng ban hoặc theo ngày ghé, tùy cách kỹ thuật viên sắp tuyến đường.

Qranty nhắc lịch theo nhóm kèm kịch bản tin nhắn, không nhắc tách theo từng máy; cửa hàng tự quy ước nhóm và tự lập danh sách khách cần nhắc. Ví dụ minh họa: văn phòng 25 máy được ghé hai tuần một lần, chia ba nhóm kế toán, kinh doanh, kho, mỗi nhóm một ngày ghé cố định.

Với dịch vụ vệ sinh lẻ cho khách cá nhân, cách nhắc tương tự được trình bày trong bài nhắc khách vệ sinh laptop định kỳ.

Bảng đối chiếu: bảo trì định kỳ, gọi sửa khi hỏng, trọn gói theo năm

Ba mô hình khác nhau ở nhịp ghé, dữ liệu cần ghi và cách tính phí. Bảng dưới đây đối chiếu cả ba.

Mô hình	Nhịp ghé	Thông tin cần ghi	Cách tính phí
Bảo trì định kỳ	Theo lịch hợp đồng, ví dụ hai tuần hoặc một tháng một lần	Serial, nhóm máy, việc đã làm mỗi lần ghé	Phí cố định theo tháng hoặc quý
Gọi sửa khi hỏng	Không có lịch, khách gọi lúc sự cố	Lỗi báo, linh kiện thay, ngày xử lý	Tính theo từng ca sửa
Trọn gói theo năm	Lịch cố định kèm số lần xử lý sự cố đã thỏa thuận	Hạn hợp đồng, số lần đã dùng, linh kiện đã thay	Một khoản theo năm, linh kiện tính theo điều khoản hợp đồng

Bảo trì định kỳ có hồ sơ giúp khách ít phải gọi khẩn cấp, vì sự cố được phát hiện ở lần ghé thay vì lúc máy dừng giữa giờ làm việc. Mô hình gọi sửa khi hỏng cho cửa hàng ít dữ liệu nhất; gói theo năm yêu cầu ghi kỹ nhất để chứng minh cam kết.

Lộ trình 4 tuần với hợp đồng bảo trì đầu tiên

Bốn tuần đủ để đưa một hợp đồng bảo trì từ sổ tay sang dữ liệu, mỗi tuần xử lý một lớp thông tin.

Tuần 1: Nhập danh sách máy của khách

Đầu ra của tuần đầu là danh sách đầy đủ máy của khách, mỗi máy một dòng có model và serial. Cửa hàng tự chuẩn bị file Excel từ danh sách khách cung cấp, sau đó nhập hàng loạt vào Qranty.

Tuần 2: Tạo trường tùy chỉnh và nhóm máy

Đầu ra là bộ trường tùy chỉnh gồm đơn vị, phòng ban, nhóm máy, ngày bảo trì gần nhất, hạn hợp đồng và kỳ phí. Cửa hàng gán nhóm cho từng máy theo phòng ban hoặc theo ngày ghé.

Tuần 3: Ghé lần đầu và mở phiếu từng máy

Kỹ thuật viên ghé lần đầu, mở một phiếu sửa chữa cho từng máy được xử lý và ghi việc đã làm. Sau chuyến ghé, cửa hàng cập nhật ngày bảo trì gần nhất của từng máy vào trường tùy chỉnh.

Tuần 4: Nhắc lịch kỳ sau và đối chiếu khoản thu

Cửa hàng gửi nhắc lịch kỳ sau cho từng nhóm bằng kịch bản tin nhắn. Khoản phí kỳ đầu được đối chiếu với báo cáo dòng tiền vào/ra, để biết hợp đồng đã thu đủ hay chưa.

Câu hỏi thường gặp về bảo trì máy tính cho doanh nghiệp

Bảo trì máy tính cho doanh nghiệp tính phí theo tháng hay theo máy?

Cả hai cách đều phổ biến và do cửa hàng thỏa thuận với khách trong hợp đồng. Phí theo tháng phù hợp văn phòng có số máy ổn định; phí theo máy phù hợp khách hay thay đổi số lượng. Kỳ phí và tình trạng thu được ghi vào trường tùy chỉnh của khách để cửa hàng tự đối chiếu.

Máy không do cửa hàng bán, có lập hồ sơ theo serial được không?

Được, cửa hàng nhập danh sách máy bằng Excel với mỗi máy một dòng kèm serial. Máy không qua đơn bán vẫn có chi tiết, danh mục và số serial để tra về sau. Thời hạn bảo hành của máy ngoài do cửa hàng hoặc hãng quy định, cửa hàng ghi theo thực tế.

Mỗi lần kỹ thuật viên ghé nên ghi những gì?

Mỗi lần ghé nên có một phiếu sửa chữa ghi serial máy, việc đã làm, linh kiện đã thay và người thực hiện. Cửa hàng cập nhật thêm ngày bảo trì gần nhất vào trường tùy chỉnh của máy theo serial. Nhờ vậy kỹ thuật viên đến lần sau đọc được lịch sử, không phải hỏi người trước.

Hợp đồng sắp hết hạn, cửa hàng nhắc khách ra sao?

Cửa hàng lọc theo trường tùy chỉnh hạn hợp đồng để lập danh sách khách sắp hết hạn. Sau đó cửa hàng dùng kịch bản nhắc theo nhóm của Qranty, gửi qua Zalo ZNS hoặc SMS, và gọi điện cho khách có hợp đồng lớn.

Kết luận

Hợp đồng bảo trì chỉ có giá trị khi lịch sử từng máy được giữ lại sau khi kỹ thuật viên đổi người. Ba ý cốt lõi gồm: lập danh sách máy theo serial; nhắc lịch theo nhóm máy; mỗi lần ghé một phiếu sửa chữa.

Việc tiếp theo cực nhỏ: nhập 10 máy của khách có hợp đồng lớn nhất vào Qranty, mỗi máy một dòng kèm serial.

Khách trả phí bảo trì để máy chạy ổn định, và cũng trả để cửa hàng chứng minh được từng lần ghé đã làm gì.