Ký gửi điện thoại cũ: 6 việc ghi IMEI, giá chốt và hoa hồng để không tranh chấp với người gửi

Ký gửi điện thoại cũ là kiểu nhận hàng không bỏ vốn, nhưng khi máy nằm tại quầy, mọi vết trầy, mất mát và chênh lệch giá đều trở thành việc của cửa hàng. Người gửi quay lại hỏi máy đã bán chưa, bán giá bao nhiêu, trong khi cửa hàng chỉ có một tờ giấy ghi tay. Bài này nêu 6 việc cần chốt bằng văn bản và dữ liệu, từ lúc nhận máy đến lúc trả tiền cho người gửi.

Một chiếc máy ký gửi nằm quầy ba tuần, người gửi quay lại hỏi giá

Cửa hàng nhận một chiếc điện thoại ký gửi bằng lời hứa miệng: "để đó bán giúp, có giá tốt báo giúp". Ba tuần sau, người gửi quay lại và nhớ giá cao hơn giá hai bên đã nói, vì người gửi đã nghe con số từ một người quen đang bán máy cùng đời. Nhân viên ca chiều không có tờ ghi nào để đối chiếu.

Chiếc máy trong tủ kính cũng đã trầy thêm một vệt ở mép khung, do nhiều lượt khách cầm lên xem. Lúc nhận, không ai ghi tình trạng máy, nên người gửi nói máy đẹp khi gửi, cửa hàng nói máy đã có vết từ đầu, và không bên nào chứng minh được.

Hậu quả thường là cửa hàng tự bù tiền để giữ quan hệ với người gửi. Khoản bù không nằm trong sổ nào, nên cuối tháng chủ cửa hàng không biết mặt hàng ký gửi đang đem lại lợi nhuận hay chỉ đem lại việc.

Ký gửi điện thoại cũ là gì và khác thu mua đứt ở điểm nào

Ký gửi điện thoại cũ là hình thức người gửi giao máy cho cửa hàng bán hộ, cửa hàng hưởng hoa hồng hoặc phần chênh lệch giá; quyền sở hữu máy vẫn thuộc người gửi cho đến khi bán được.

Cách làm này gần với quan hệ đại lý trong Luật Thương mại 2005: Điều 171 ghi "trừ trường hợp có thoả thuận khác, thù lao đại lý được trả cho bên đại lý dưới hình thức hoa hồng hoặc chênh lệch giá", theo bản tổng hợp quy định về đại lý thương mại. Phần áp vào ký gửi máy cũ là cách đọc của cửa hàng; hợp đồng giá trị lớn nên có ý kiến pháp lý riêng.

Thu mua đứt khác ở chỗ cửa hàng trả tiền ngay và trở thành chủ máy, nên rủi ro giá nằm hoàn toàn ở cửa hàng. Ký gửi không cần vốn, nhưng cửa hàng phải giữ trách nhiệm bảo quản và ghi lại mọi thỏa thuận về giá, thời hạn, người chịu rủi ro.

Việc ghi hồ sơ này nằm trong nghiệp vụ chung của phần mềm quản lý cửa hàng điện thoại cũ, vì mỗi máy ký gửi vẫn là một chiếc máy có IMEI, tình trạng và giá riêng.

Việc 1 và 2: ghi IMEI, tình trạng máy và giấy tờ người gửi lúc nhận

1. Ghi IMEI, khóa tài khoản, pin, màn hình và phụ kiện

Nhân viên đọc IMEI trên máy và đối chiếu với IMEI trên hộp hoặc trong phần cài đặt, sau đó kiểm tra khóa iCloud hoặc tài khoản Google đã gỡ chưa. Các mục cần ghi gồm tình trạng pin, trầy xước màn hình, khung, camera và phụ kiện đi kèm.

Cửa hàng tự chụp ảnh máy theo IMEI và lưu trong thư mục của cửa hàng, đặt tên file bằng IMEI để tra lại. Qranty chưa đính ảnh vào serial, nên việc lưu ảnh là quy trình cửa hàng tự làm. Người gửi ký xác nhận tình trạng ngay trên biên nhận, kèm ngày giờ nhận.

Cách đối chiếu tình trạng này giống quy trình tại quầy thu mua trong bài kinh doanh điện thoại cũ, chỉ khác ở chỗ máy chưa thuộc về cửa hàng.

2. Đối chiếu giấy tờ để loại máy không rõ nguồn

Cửa hàng ghi họ tên, số điện thoại và loại giấy tờ người gửi xuất trình, đồng thời chụp lại giấy tờ nếu người gửi đồng ý. Máy của người không chứng minh được quyền sở hữu, hoặc máy có IMEI bị báo mất, được từ chối nhận ngay tại quầy.

Sau khi nhận, cửa hàng nhập máy vào Kho hàng theo IMEI và lưu người gửi như một khách hàng. Dòng ghi "hàng ký gửi" cùng tên người gửi nằm trong trường tùy chỉnh của sản phẩm, để về sau lọc ra riêng nhóm máy này.

Việc 3 và 4: chốt giá sàn, hoa hồng và thời hạn ký gửi

3. Chốt giá sàn, giá niêm yết và hoa hồng

Ba con số cần có trên biên nhận là giá người gửi muốn nhận, giá niêm yết của cửa hàng và hình thức hoa hồng. Hoa hồng có hai kiểu phổ biến: số tiền cố định trên mỗi máy, hoặc phần trăm trên giá bán. Ví dụ minh họa: máy niêm yết 8 triệu đồng, người gửi chốt nhận ròng 7 triệu đồng, phần còn lại là hoa hồng cố định của cửa hàng.

Hình thức	Cửa hàng ghi gì	Phù hợp khi	Rủi ro nếu không ghi
Hoa hồng cố định	Giá người gửi nhận ròng	Máy giá thấp, giá ổn định	Người gửi cho rằng cửa hàng bán cao hơn giá niêm yết
Hoa hồng phần trăm	Tỷ lệ trên giá bán thực tế	Máy giá cao, có thương lượng	Hai bên tính lệch khi khách trả giá
Chênh lệch giá	Giá người gửi nhận và giá sàn của cửa hàng	Người gửi muốn biết chắc số tiền nhận	Giá sàn bị hiểu thành giá bán

4. Chốt thời hạn và cách xử lý khi quá hạn

Biên nhận ghi số ngày ký gửi và ba hướng xử lý khi hết hạn: hạ giá theo mức đã thỏa thuận, trả máy cho người gửi hoặc gia hạn thêm. Thời hạn ngắn quá khiến máy chưa kịp bán, thời hạn dài quá khiến máy cũ đi theo đời máy mới ra thị trường.

Cửa hàng ghi giá chốt, hoa hồng, hạn ký gửi và tên người gửi vào trường tùy chỉnh của sản phẩm, sau đó tìm và lọc theo trường khi cần. Qranty không có mô-đun ký gửi riêng, nên cách làm này là quy trình dựa trên trường tùy chỉnh.

Việc 5: bán máy ký gửi, bảo hành và quyết toán tiền với người gửi

5. Kích hoạt bảo hành cho người mua và ghi rõ ai chịu trách nhiệm lỗi

Người mua máy ký gửi vẫn là khách của cửa hàng, nên cửa hàng kích hoạt bảo hành bằng QR/IMEI như mọi máy khác, với thời hạn khai theo dòng máy hoặc danh mục. Theo Điều 30 Luật Bảo vệ quyền lợi người tiêu dùng 2023, "sản phẩm, hàng hóa, linh kiện, phụ kiện được bảo hành theo thỏa thuận của các bên", theo nội dung Điều 30.

Vì vậy cửa hàng ghi thỏa thuận bảo hành vào trường tùy chỉnh của sản phẩm trước khi bán: cửa hàng bảo hành toàn bộ, hay chia chi phí với người gửi khi máy lỗi. Thỏa thuận này nên có trong biên nhận ký gửi từ đầu, để người gửi biết trước chuyện máy bị trả về.

Trả tiền cho người gửi và đối chiếu

Số tiền cửa hàng phải trả cho người gửi theo dõi trong mục Tài chính, ở tab Phải trả; mỗi khoản gắn tên người gửi và IMEI trong phần nội dung. Báo cáo dòng tiền vào và ra bổ sung cho phần này: cửa hàng ghi rõ nội dung từng khoản (tiền bán máy ký gửi, tiền trả người gửi, hoa hồng giữ lại) để đọc lại theo ngày.

Mỗi lần trả, cửa hàng ghi nhận thanh toán và giữ lại biên nhận có chữ ký người gửi. Bảng đối chiếu cuối kỳ gồm các cột ngày bán, giá bán, hoa hồng, số tiền trả và ngày trả, cửa hàng lập từ dữ liệu đã ghi.

Việc 6: tra lại lịch sử máy ký gửi khi có tranh chấp

Tranh chấp với người gửi thường xuất hiện sau khi máy đã rời quầy, nên hồ sơ cần tra được theo IMEI. Cửa hàng mở IMEI trong Kho hàng để xem ngày nhập, trường tùy chỉnh về giá chốt và hạn ký gửi; tiếp theo mở mục Bảo hành để xem máy đã kích hoạt cho khách nào.

6. Xuất hồ sơ nhận máy khi người gửi báo máy bị đánh tráo

Khi người gửi nói máy trả về không đúng máy đã gửi, cửa hàng đưa ra hồ sơ nhận gồm IMEI, ảnh máy do cửa hàng lưu theo IMEI và biên nhận có chữ ký. Hồ sơ này chứng minh máy nào đã vào quầy và máy nào đã bán, nên tranh chấp dừng ở việc đối chiếu số IMEI, không dừng ở lời nói của hai bên.

Phiếu sửa cũ của máy tra riêng trong mục Sửa chữa, vì phiếu sửa và mã QR của máy là hai mã khác nhau. Nếu máy từng sửa tại cửa hàng trong lúc ký gửi, cửa hàng cần ghi việc này vào biên nhận để người gửi biết.

Theo dõi máy ký gửi tồn quá 30 ngày

Mỗi tuần, cửa hàng lọc danh sách máy ký gửi theo trường tùy chỉnh hạn ký gửi để chọn ra máy sắp hết hạn hoặc tồn trên 30 ngày. Danh sách này là việc cửa hàng chủ động liên hệ người gửi để hạ giá, gia hạn hoặc trả máy, trước khi người gửi quay lại hỏi.

Hồ sơ theo IMEI giúp phát hiện máy lẻ hồ sơ, ví dụ máy ký gửi đã bán nhưng chưa trả tiền người gửi. Việc quản lý tồn của riêng nhóm máy cũ được trình bày trong bài quản lý kho máy cũ.

Bảng tổng hợp việc cần ghi khi nhận ký gửi điện thoại cũ

Việc	Dữ liệu cần ghi	Lưu ở đâu trong Qranty	Rủi ro nếu bỏ
1. Nhận máy	IMEI, tình trạng, phụ kiện; ảnh lưu theo IMEI do cửa hàng tự làm	Kho hàng, theo IMEI	Không chứng minh được máy đã trầy từ trước
2. Giấy tờ người gửi	Họ tên, số điện thoại, loại giấy tờ	Khách hàng, trường tùy chỉnh	Nhận phải máy không rõ nguồn
3. Giá chốt và hoa hồng	Giá nhận ròng, giá niêm yết, kiểu hoa hồng	Trường tùy chỉnh của sản phẩm	Người gửi nhớ giá khác
4. Thời hạn	Số ngày và cách xử lý khi quá hạn	Trường tùy chỉnh của sản phẩm	Máy nằm quầy không có điểm dừng
5. Bán và trả tiền	Ngày bán, giá bán, số tiền trả, ngày trả	Bảo hành, Tài chính (Phải trả)	Quên trả tiền, mất uy tín
6. Tra lại hồ sơ	Ngày nhập, người mua, hồ sơ nhận	Kho hàng, Bảo hành, Sửa chữa	Tranh chấp chỉ dựa vào lời nói

Cột cuối của bảng cho thấy cùng một lỗi lặp lại ở cả 6 việc: dữ liệu nằm trong trí nhớ thay vì nằm trên biên nhận.

Tuần 1: Soạn mẫu biên nhận ký gửi

Đầu ra của tuần đầu là một mẫu biên nhận in sẵn gồm IMEI, tình trạng máy, giá nhận ròng, giá niêm yết, hoa hồng, hạn ký gửi, thỏa thuận bảo hành và chữ ký hai bên. Thao tác: tạo các trường tương ứng trong mục Cài đặt, Trường tùy chỉnh.

Tuần 2: Nhập kho nhóm máy ký gửi

Đầu ra là toàn bộ máy ký gửi đang nằm tại quầy được nhập vào Kho hàng theo IMEI, kèm trường "hàng ký gửi" và tên người gửi. Thao tác: kiểm tra từng máy tại kệ, đối chiếu IMEI và ghi bổ sung các máy thiếu hồ sơ.

Tuần 3: Chốt hoa hồng cho từng máy

Đầu ra là giá chốt và hoa hồng của mọi máy ký gửi đều có trong trường tùy chỉnh. Thao tác: gọi từng người gửi xác nhận lại giá và hạn, ghi lại các điểm đã đổi vào biên nhận mới.

Tuần 4: Quyết toán đầu tiên

Đầu ra là bảng đối chiếu của một đợt bán đầu tiên gồm ngày bán, giá bán, hoa hồng, số tiền trả và ngày trả. Thao tác: ghi khoản phải trả cho người gửi trong mục Tài chính, ghi nhận thanh toán khi trả tiền và xem báo cáo dòng tiền của tháng đầu.

Câu hỏi thường gặp về ký gửi điện thoại cũ

Ký gửi điện thoại cũ cửa hàng nên lấy hoa hồng bao nhiêu?

Mức hoa hồng do hai bên thỏa thuận, tùy giá trị máy, thời gian dự kiến bán và công sức bảo quản. Cửa hàng chốt mức này bằng chữ trên biên nhận trước khi máy lên kệ và ghi vào trường tùy chỉnh của sản phẩm để tra lại.

Máy ký gửi hỏng khi nằm ở cửa hàng, ai chịu trách nhiệm?

Cửa hàng giữ máy nên chịu trách nhiệm bảo quản trong thời gian ký gửi, theo thỏa thuận ghi trên biên nhận. Ghi tình trạng máy lúc nhận và lúc trả giúp phân biệt vết hỏng có sẵn với vết phát sinh tại quầy.

Có cần bảo hành cho máy ký gửi đã bán không?

Người mua vẫn là khách của cửa hàng, nên cửa hàng nên kích hoạt bảo hành cho máy ký gửi đã bán như các máy khác. Phần chi phí bảo hành do cửa hàng hay người gửi chịu cần ghi trong thỏa thuận ngay từ lúc nhận máy.

Làm sao đối chiếu IMEI để tránh nhận máy không rõ nguồn?

Nhân viên đối chiếu IMEI trên máy, trên hộp và trong phần cài đặt, kiểm tra tài khoản khóa máy và hỏi giấy tờ người gửi. Máy có IMEI không khớp hoặc người gửi không xuất trình được giấy tờ nên bị từ chối nhận.

Kết luận

Mỗi máy ký gửi cần một bộ hồ sơ riêng vì quyền sở hữu máy chưa thuộc về cửa hàng. Ba ý cốt lõi gồm: ghi IMEI, tình trạng và giấy tờ ngay lúc nhận; chốt giá, hoa hồng và hạn ký gửi bằng chữ trên biên nhận; tách việc bảo hành cho người mua khỏi việc trả tiền cho người gửi.

Việc tiếp theo cực nhỏ: lấy ra chiếc máy ký gửi nằm quầy lâu nhất, tra IMEI, và ghi cạnh máy giá chốt, hạn ký gửi cùng tên người gửi trong mười phút.

Chiếc máy ký gửi trầy thêm một vệt không làm cửa hàng mất người gửi. Một cuộc tranh luận về giá, khi không ai có giấy ghi, mới làm cửa hàng mất cả người gửi lẫn người mua.