Ký gửi máy ảnh: 7 việc cửa hàng cần chốt từ lúc nhận máy tới lúc trả tiền chủ máy

Ký gửi máy ảnh giúp cửa hàng có thêm hàng trên kệ không cần bỏ vốn thu mua, đổi lại cửa hàng giữ tài sản của người khác. Cửa hàng có thỏa thuận văn bản, biên bản ghi serial và khoản phải trả theo từng máy trả lời chủ máy trong một phút; cửa hàng nhận máy bằng lời hẹn qua Zalo phải lục lại tin nhắn.

Chiếc máy ký gửi bán xong, chủ máy gọi hỏi tiền và cửa hàng lục lại tin nhắn

Khách quen mang tới một thân máy full-frame kèm ống kính zoom, nhờ bán hộ và dặn qua Zalo mức giá thấp nhất. Ba tuần sau, nhân viên ca tối bán máy thấp hơn mức dặn, vì giá sàn nằm trong tin nhắn của chủ cửa hàng chứ không nằm trên hồ sơ máy. Chủ máy gọi hỏi tiền, và câu chuyện chuyển sang ai bù phần chênh lệch.

Rủi ro thứ hai nằm trong tủ chống ẩm. Máy ký gửi đặt cạnh máy thu mua, cùng nằm trong file tồn kho, nên kỳ kiểm kê không ai chắc ống kính nào thuộc cửa hàng. Lúc chủ máy rút máy về, một đốm mốc trong thấu kính thành câu hỏi không biên bản nào trả lời: mốc có từ trước hay phát sinh trong tủ.

Ký gửi máy ảnh là gì và căn cứ pháp lý của việc bán hộ

Ký gửi máy ảnh là việc chủ máy giao thân máy, ống kính hoặc máy quay cho cửa hàng giữ và bán hộ theo giá sàn đã thỏa thuận; cửa hàng nhận phí hoa hồng khi máy bán được và trả phần tiền còn lại cho chủ máy. Máy chưa bán vẫn là tài sản của chủ máy, cửa hàng chỉ là người được nhờ bán. Đây là điểm khác giữa ký gửi và thu mua, cũng là lý do một phần mềm quản lý cửa hàng máy ảnh cần tách được hai loại máy này trong cùng một kho.

Về pháp lý, Thư Viện Pháp Luật nhận định "ký gửi hàng hóa mang bản chất của hoạt động ủy thác mua bán hàng hóa được ghi nhận tại Điều 155" Luật Thương mại 2005. Theo điều này, bên nhận ủy thác bán hàng theo điều kiện đã thỏa thuận và được nhận thù lao ủy thác, tức phí hoa hồng. Điều 160 của luật này quy định: "Bên nhận uỷ thác không được uỷ thác lại cho bên thứ ba thực hiện hợp đồng uỷ thác mua bán hàng hoá đã ký, trừ trường hợp có sự chấp thuận bằng văn bản của bên uỷ thác."

Luật Thương mại số 36/2005/QH11 vẫn có hiệu lực tại thời điểm viết bài. Cửa hàng nên nhờ luật sư rà mẫu thỏa thuận một lần trước khi áp dụng, nhất là phần trách nhiệm khi máy hư hỏng.

7 việc cửa hàng cần làm khi nhận ký gửi máy ảnh

Bảy việc dưới đây đi theo chiếc máy, từ lúc chủ máy đặt lên quầy tới lúc tiền bán máy về tài khoản chủ máy.

1. Chốt thỏa thuận ký gửi bằng văn bản trước khi nhận máy

Thỏa thuận cần đủ năm điều khoản: giá sàn, phí hoa hồng, thời hạn ký gửi, trách nhiệm khi máy hư hỏng hoặc mất, điều kiện rút máy trước hạn. Giá sàn là mức thấp nhất chủ máy chấp nhận; bán dưới mức này cần xác nhận mới của chủ máy.

Giá sàn nên dựa trên bảng giá thu mua và bán lại của cửa hàng, như cách lập trong bài định giá máy ảnh cũ, thay vì con số chủ máy tự đặt. Phí hoa hồng ghi rõ cách tính và đã gồm chi phí vệ sinh, chụp ảnh đăng bán hay chưa. Qranty không soạn hợp đồng; cửa hàng tự lập mẫu và in hai bản cho mỗi lần nhận máy.

2. Lập biên bản nhận máy ghi serial và tình trạng từng món

Biên bản nhận máy ghi riêng serial thân máy và serial từng ống kính, vì hai món có thể bán cho hai người mua khác nhau. Mỗi món có một dòng tình trạng: số lần chụp, vết xước, thấu kính (mốc, bụi, hấp hơi), phụ kiện như pin, sạc, hộp. Hai bên cùng ký, mỗi bên giữ một bản.

Ảnh tình trạng máy lưu ngoài phần mềm, trong thư mục đặt tên theo serial, vì Qranty chưa có tính năng đính kèm ảnh theo serial. Thông tin dạng chữ như số lần chụp, phụ kiện nhập vào trường tùy chỉnh của sản phẩm.

3. Tách máy ký gửi khỏi máy cửa hàng sở hữu

Máy ký gửi không phải tài sản của cửa hàng, nên không nằm chung nhóm với máy thu mua. Trên Qranty, cửa hàng thêm tùy chọn "Máy ký gửi" vào trường Danh mục, sau đó tạo các trường tùy chỉnh cho sản phẩm: Chủ ký gửi, Giá sàn, Hạn ký gửi, Phí hoa hồng. Trường tùy chỉnh lọc được giống lọc đời máy, nên danh sách máy ký gửi theo từng chủ máy hiện ra không cần mở từng hồ sơ.

Một cửa hàng thường giữ máy của nhiều chủ cùng lúc; Tạp chí Dân chủ và Pháp luật viết rằng "Bên nhận uỷ thác có thể nhận uỷ thác mua bán hàng hoá của nhiều bên uỷ thác khác nhau". Trường Chủ ký gửi cho biết tiền bán từng máy thuộc về ai. Chủ máy được lưu trong mục Khách hàng với tên và số điện thoại cho lần gửi sau.

4. Phân rõ rủi ro khi máy hỏng, mất hoặc chủ máy rút trước hạn

Thỏa thuận cần ghi ai chịu trách nhiệm trong ba tình huống: máy rơi khi khách xem tại quầy, máy mất trong cửa hàng, máy phát sinh mốc trong thời gian ký gửi. Cách chia dễ thống nhất: cửa hàng chịu hư hỏng do lỗi bảo quản hoặc lỗi nhân viên, chủ máy chịu hư hỏng tự phát.

Máy ký gửi được bảo quản như máy của cửa hàng: tủ chống ẩm, kiểm tra định kỳ. Với rút máy trước hạn, thỏa thuận ghi thời gian báo trước và khoản phí nếu cửa hàng đã bỏ chi phí vệ sinh, chụp ảnh. Khi trả máy, hai bên đối chiếu serial và tình trạng với biên bản nhận máy.

5. Bán máy ký gửi và xác định ai bảo hành cho người mua

Người mua giao dịch với cửa hàng, nên khi máy lỗi người mua quay lại đúng quầy đã bán. Theo Điều 155, bên nhận ủy thác đứng tên trong giao dịch mua bán với người mua. Thỏa thuận cần ghi thời hạn bảo hành cho người mua và ai chịu chi phí sửa trong hạn: cửa hàng, chủ máy, hay chia tỉ lệ.

Trên Qranty, thời hạn bảo hành khai theo danh mục dòng máy bằng số ngày, nên dòng máy nhận ký gửi có thể mang thời hạn riêng. Lúc giao máy, nhân viên quét mã QR và kích hoạt bảo hành gắn với serial thân máy hoặc ống kính. Với máy chốt qua kênh bán máy ảnh cũ online, bảo hành kích hoạt lúc giao hàng theo cùng cách.

6. Trả tiền cho chủ máy và theo dõi khoản phải trả

Khi máy ký gửi bán được, tiền phải trả chủ máy thành khoản nợ của cửa hàng, cần ghi lại trước khi hòa vào doanh thu trong ngày. Trên Qranty, kế toán thêm một khoản phải trả trong mục Tài chính với đối tượng là chủ máy, số tiền bằng giá bán trừ phí hoa hồng, mã tham chiếu là serial của máy.

Thỏa thuận ghi hạn trả tiền, ví dụ ba ngày làm việc kể từ ngày bán. Khi chuyển tiền, kế toán ghi nhận thanh toán vào đúng khoản đó, nên dư nợ của từng chủ máy hiện trên một dòng. Theo Điều 162, bên ủy thác có quyền yêu cầu bên nhận ủy thác thông báo đầy đủ về tình hình thực hiện hợp đồng, và dòng này là câu trả lời khi chủ máy gọi hỏi.

7. Xử lý máy hết hạn ký gửi chưa bán được

Máy quá hạn chiếm chỗ trong tủ chống ẩm và không mang lại hoa hồng. Mỗi tuần, nhân viên lọc trường Hạn ký gửi và gọi chủ máy chốt một trong ba hướng: gia hạn với giá sàn cũ, gia hạn với giá sàn thấp hơn, hoặc nhận máy về.

Lần đổi giá sàn cần xác nhận của chủ máy và được cập nhật vào trường Giá sàn; nhật ký thay đổi sản phẩm ghi lại lần sửa đó. Khi trả máy, cửa hàng xuất kho theo serial và ký biên bản trả máy.

Ký gửi máy ảnh bằng hẹn miệng và bằng hồ sơ serial: bảng đối chiếu

Hai cách làm khác nhau ở chỗ điều kiện ký gửi nằm trong trí nhớ hay nằm trên giấy và hồ sơ serial.

Việc cần kiểm soát	Hẹn miệng, tin nhắn Zalo	Thỏa thuận văn bản và hồ sơ serial	Kết quả cho cửa hàng
Giá sàn	Nằm trong tin nhắn của một người	Ghi trên thỏa thuận và trường Giá sàn	Nhân viên ca nào cũng bán đúng giá
Tình trạng lúc nhận	Nhớ đại khái, không có chữ ký	Biên bản theo serial, ảnh lưu theo tên serial	Có căn cứ khi chủ máy rút máy về
Máy thuộc về ai	Lẫn với máy thu mua trong file tồn kho	Tùy chọn danh mục riêng, trường Chủ ký gửi	Kiểm kê tách được tài sản của cửa hàng
Bảo hành cho người mua	Hứa miệng, không rõ ai chịu chi phí	Kích hoạt QR theo serial, chi phí ghi trong thỏa thuận	Người mua quay lại có hồ sơ để tra
Tiền trả chủ máy	Trả theo trí nhớ, dễ sót	Khoản phải trả theo từng chủ máy	Trả lời chủ máy ngay khi được hỏi
Máy quá hạn	Nằm mãi trong tủ chống ẩm	Lọc theo trường Hạn ký gửi mỗi tuần	Tủ chống ẩm có chỗ cho máy mới

Dòng tiền trả chủ máy quyết định uy tín của mảng ký gửi máy ảnh. Chủ máy chấp nhận hoa hồng hợp lý, nhưng không gửi lần hai ở nơi phải gọi ba cuộc mới biết máy đã bán hay chưa.

Lộ trình 4 tuần đưa việc nhận máy bán hộ vào nề nếp

Bốn tuần đủ để chuyển máy ký gửi từ tin nhắn sang thỏa thuận và hồ sơ serial.

Tuần 1: Soạn mẫu thỏa thuận và biên bản nhận máy

Đầu ra: mẫu thỏa thuận đủ năm điều khoản và mẫu biên bản có cột serial, tình trạng, phụ kiện. Thao tác: soạn bản nháp, nhờ luật sư rà phần trách nhiệm, in sẵn tại quầy.

Tuần 2: Cấu hình danh mục và trường tùy chỉnh trên Qranty

Đầu ra: nhóm "Máy ký gửi" trong trường Danh mục và bốn trường tùy chỉnh. Thao tác: thêm tùy chọn trong mục Cài đặt, đặt thời hạn bảo hành theo ngày, thử lọc với một máy mẫu.

Tuần 3: Nhập máy ký gửi đang có trong tủ

Đầu ra: mọi máy ký gửi hiện có đều có hồ sơ serial và thỏa thuận ký bổ sung. Thao tác: kiểm từng máy trong tủ, hẹn chủ máy ký thỏa thuận, lưu chủ máy vào mục Khách hàng.

Tuần 4: Nối tiền trả chủ máy và lịch rà hạn hằng tuần

Đầu ra: mỗi máy đã bán có khoản phải trả tương ứng, mỗi thứ hai có danh sách máy sắp hết hạn. Thao tác: ghi khoản phải trả các máy bán trong tháng, giao một nhân viên lọc trường Hạn ký gửi.

Câu hỏi thường gặp về ký gửi máy ảnh

Phí hoa hồng ký gửi máy ảnh nên tính theo cách nào?

Hai cách thường gặp: phần trăm trên giá bán thực tế hoặc khoản cố định mỗi máy. Cách nào cũng ghi rõ trên thỏa thuận, kèm việc phí đã gồm chi phí vệ sinh, chụp ảnh hay chưa.

Máy ký gửi bị hỏng trong thời gian nằm ở cửa hàng, ai chịu trách nhiệm?

Trách nhiệm theo điều khoản rủi ro trong thỏa thuận ký gửi máy ảnh. Biên bản nhận máy theo serial là căn cứ xác định tình trạng ban đầu.

Cửa hàng có được chuyển máy ký gửi sang cửa hàng khác bán hộ không?

Theo Điều 160 Luật Thương mại 2005, việc ủy thác lại cho bên thứ ba cần chấp thuận bằng văn bản của bên ủy thác. Cửa hàng cần chủ máy ký đồng ý trước khi đưa máy đi.

Qranty có module quản lý hợp đồng ký gửi không?

Qranty không có module ký gửi và không soạn hợp đồng. Cửa hàng tự lập thỏa thuận, sau đó dùng danh mục, trường tùy chỉnh, khoản phải trả và bảo hành theo serial để quản lý máy ký gửi.

Kết luận

Nhận ký gửi máy ảnh chỉ an toàn khi mọi thỏa thuận nằm trên giấy và trên hồ sơ serial. Ba ý cốt lõi: chốt giá sàn, hoa hồng, thời hạn, trách nhiệm hư hỏng bằng văn bản; tách máy ký gửi bằng danh mục và trường Chủ ký gửi; ghi khoản phải trả ngay khi máy bán được.

Việc tiếp theo cực nhỏ: hôm nay liệt kê mọi máy ký gửi đang nằm trong tủ chống ẩm, ghi cạnh mỗi máy tên chủ, serial và giá sàn đã hẹn.

Chủ máy gửi máy cho cửa hàng vì tin cửa hàng bán được giá. Chủ máy gửi máy lần thứ hai vì cửa hàng trả lời được ngay máy đang ở đâu và tiền đã chuyển hay chưa.