Quản lý nhà cung cấp cho cửa hàng điện thoại: 7 việc từ danh bạ, đánh giá tới công nợ phải trả

Quản lý nhà cung cấp ở cửa hàng điện thoại là giữ cho mỗi nguồn hàng một hồ sơ riêng: điều khoản đổi trả, tỷ lệ máy lỗi, công nợ đang treo và chứng từ của từng lô. Cửa hàng nhập từ năm nhóm nguồn khác nhau, và mỗi nhóm mang một kiểu rủi ro riêng. Hồ sơ đủ dữ liệu giúp chủ cửa hàng chọn nguồn bằng số liệu, không bằng mối quen.

Năm nguồn hàng, năm kiểu ghi chép và một khoản nợ không ai nhớ hạn

Danh sách nhà cung cấp của phần lớn cửa hàng điện thoại vừa và nhỏ nằm trong danh bạ Zalo của chủ cửa hàng. Máy chính hãng lấy từ nhà phân phối cấp hai, máy xách tay từ một đầu mối quen, máy cũ từ khách lẻ và người gom máy, linh kiện từ chợ linh kiện, phụ kiện đặt theo thùng. Mỗi nguồn đi kèm một kiểu ghi chép: tin nhắn, ảnh chụp phiếu giao, sổ tay ở quầy kỹ thuật.

Hậu quả đầu tiên lộ ra ở công nợ. Nhà cung cấp gọi nhắc khoản nợ của lô tháng trước, chủ cửa hàng không nhớ đã trả một phần hay chưa, và nhân viên phải lục lịch sử chuyển khoản để đối chiếu.

Hậu quả thứ hai lộ ra khi máy lỗi. Một chiếc máy xách tay hỏng mainboard ở tháng thứ hai, đầu mối trả lời rằng thỏa thuận ban đầu chỉ bao lỗi trong tuần đầu, và không ai ghi điều khoản đó ở đâu. Hậu quả thứ ba nằm ở quyết định nhập hàng: nguồn nào giao máy lỗi nhiều nhất, nguồn nào giao chậm vào mùa mở bán, chủ cửa hàng chỉ trả lời được bằng cảm giác.

Quản lý nhà cung cấp là gì với cửa hàng điện thoại

Quản lý nhà cung cấp là việc lập hồ sơ, đánh giá và theo dõi công nợ của từng đối tác nhập hàng, từ lô hàng đầu tiên tới khi cửa hàng ngưng nhập. Hồ sơ gồm thông tin liên hệ, nhóm hàng cung cấp, điều khoản bảo hành ngược và đổi trả, lịch sử giao hàng, tỷ lệ máy lỗi và các khoản phải trả.

Ở cửa hàng điện thoại, quản lý nhà cung cấp gắn chặt với quản lý kho, vì mỗi chiếc máy mang một IMEI và một nguồn gốc riêng. Khi kho được ghi theo từng máy như cách quản lý kho theo IMEI, cửa hàng có căn cứ để biết lô máy lỗi đến từ đâu và cần đối chiếu với ai.

Bài này bàn phía đầu vào: chọn nguồn, ghi điều khoản, đánh giá, thanh toán và lưu chứng từ. Quy trình gửi trả một chiếc máy lỗi cụ thể được trình bày riêng trong bài trả hàng nhà cung cấp khi máy lỗi.

7 việc trong quản lý nhà cung cấp cho cửa hàng điện thoại

Bảy việc dưới đây đi theo vòng đời của một nguồn hàng, từ lập hồ sơ tới ngưng hợp tác. Cửa hàng có thể bắt đầu từ việc đầu tiên và thêm dần.

1. Lập danh bạ nhà cung cấp theo năm nhóm nguồn hàng

Danh bạ nhà cung cấp phải chia theo nhóm nguồn hàng, vì mỗi nhóm cần một bộ tiêu chí đánh giá khác nhau. Năm nhóm phổ biến gồm nhà phân phối máy chính hãng, đầu mối máy xách tay, nguồn máy cũ, nhà cung cấp linh kiện sửa chữa và nhà cung cấp phụ kiện.

Qranty có menu Nhà cung cấp với bốn thẻ chỉ số Tổng NCC, Đang hoạt động, Công nợ phải trả và Ngưng hoạt động, đi kèm danh bạ đối tác nhập hàng. Khi nhân viên thêm một nhà cung cấp trùng tên, hệ thống cảnh báo để danh bạ không sinh hai hồ sơ cho cùng một đối tác.

2. Chốt điều khoản bảo hành ngược trước lô hàng đầu tiên

Điều khoản bảo hành ngược quyết định ai chịu tiền khi máy lỗi, và là phần dễ bị bỏ qua nhất khi nhập từ đầu mối quen. Điều 49 Luật Thương mại 2005 quy định bên bán "phải chịu trách nhiệm bảo hành hàng hoá đó theo nội dung và thời hạn đã thỏa thuận" và "phải chịu các chi phí về việc bảo hành, trừ trường hợp có thoả thuận khác".

Cụm "đã thỏa thuận" là lý do cửa hàng cần ghi điều khoản thành văn bản: thời hạn bảo hành ngược, lỗi nào đổi mới, lỗi nào chỉ sửa, ai trả phí vận chuyển. Một tin nhắn xác nhận điều khoản, được nhà cung cấp trả lời đồng ý, dễ chứng minh hơn nhiều so với một cuộc gọi. Thời hạn bảo hành cửa hàng cam kết với khách nên đặt dựa trên thời hạn bảo hành ngược của nguồn hàng.

3. Đo tỷ lệ máy lỗi theo từng nhà cung cấp

Tỷ lệ máy lỗi là tiêu chí đánh giá nhà cung cấp quan trọng nhất với cửa hàng điện thoại. Công thức gọn: số máy lỗi trong thời hạn bảo hành ngược chia cho tổng số máy nhập từ nhà cung cấp đó trong cùng kỳ. Lỗi khi mở hộp phản ánh công đoạn kiểm hàng của nhà cung cấp; lỗi sau vài tháng phản ánh chất lượng nguồn máy.

Số liệu này chỉ tính được khi mỗi máy được ghi nguồn nhập lúc nhập kho. Cửa hàng có thể tạo trường tùy chỉnh "Nguồn nhập" trong phần Cài đặt của Qranty để ghi tên nhà cung cấp cho sản phẩm, sau đó lọc theo trường này khi đếm máy lỗi.

4. Theo dõi thời gian giao và giá nhập

Thời gian giao quyết định cửa hàng có hàng bán vào đúng mùa hay không. Cửa hàng ghi hai ngày cho mỗi lô, ngày đặt và ngày nhận đủ hàng; sau vài lô, khoảng chênh trung bình cho biết nhà cung cấp nào giữ hẹn.

Giá nhập cần so ở cùng một thời điểm. Qranty lưu giá nhập trên từng serial và lọc kho được theo khoảng giá nhập, đủ để xem lại mức giá đã nhập của một dòng máy qua các lô trước khi thương lượng lô mới.

5. Ghi công nợ phải trả và thanh toán từng phần

Công nợ phải trả là phần dễ phát sinh tranh chấp nhất, vì nhập hàng gối đầu và trả nhiều lần là cách làm phổ biến trong ngành điện thoại. Mỗi khoản nợ cần một mã tham chiếu tới phiếu giao hoặc lô hàng, để khi đối chiếu hai bên nói về cùng một lô.

Tab Phải trả nhà cung cấp của Qranty cho phép thêm khoản phải trả với tên, số điện thoại hoặc mã, số tiền, mã tham chiếu và ghi chú. Mỗi lần trả một phần bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản được ghi riêng, kèm thời gian và người thực hiện. Thẻ Tổng phải trả và Chênh lệch ròng cho biết dòng tiền sắp chi ra trước khi quyết định nhập lô mới.

6. Lưu chứng từ nguồn gốc cho từng lô hàng

Chứng từ nguồn gốc là lớp bảo vệ của cửa hàng khi cơ quan quản lý kiểm tra hàng đang bày bán. Nghị định 98/2020/NĐ-CP định nghĩa hàng hóa không rõ nguồn gốc, xuất xứ là hàng hóa lưu thông trên thị trường "không có căn cứ xác định được nguồn gốc nơi sản xuất hoặc xuất xứ của hàng hóa", và Điều 17 quy định xử phạt hành vi kinh doanh loại hàng này.

Máy xách tay và máy cũ cần chú ý nhất, vì đầu mối nhỏ hay giao hàng không kèm giấy tờ. Mỗi lô nên có biên bản giao nhận ghi danh sách IMEI; máy thu từ khách lẻ cần giấy mua bán có thông tin người bán. Mã lô trên chứng từ nên trùng mã tham chiếu của khoản phải trả, để một mã dẫn tới cả lô hàng, khoản nợ và giấy tờ.

7. Ngưng hoạt động thay vì xóa nhà cung cấp

Nhà cung cấp đã ngừng hợp tác vẫn cần được giữ hồ sơ, vì máy nhập từ nguồn đó có thể vẫn trong thời hạn bảo hành của khách. Qranty cho phép chuyển nhà cung cấp sang trạng thái ngưng hoạt động thay vì xóa, giữ nguyên lịch sử công nợ, và màn hình thêm nhanh, sửa tên giúp chỉnh hồ sơ khi đối tác đổi tên.

Bảng đối chiếu tiêu chí đánh giá theo năm nhóm nguồn hàng

Mỗi nhóm nguồn hàng cần một tiêu chí ưu tiên khác nhau, nên một bảng điểm chung cho mọi nhà cung cấp cho kết quả sai.

Nhóm nguồn hàng	Rủi ro chính	Tiêu chí ưu tiên	Chứng từ cần giữ
Nhà phân phối chính hãng	Chậm hàng mùa mở bán	Thời gian giao, giá nhập	Hợp đồng, biên bản giao nhận kèm IMEI
Đầu mối máy xách tay	Lỗi ẩn, máy khóa mạng	Tỷ lệ máy lỗi, thời hạn bảo hành ngược	Thỏa thuận mua bán, danh sách IMEI
Nguồn máy cũ	Máy đã thay linh kiện, không rõ chủ	Tỷ lệ máy lỗi sau tháng đầu	Giấy mua bán có thông tin người bán
Linh kiện sửa chữa	Kém chất lượng, sai model	Tỷ lệ linh kiện lỗi trên phiếu sửa	Phiếu giao ghi mã linh kiện
Phụ kiện	Hàng nhái nhãn hiệu	Giá nhập, đổi hàng bán chậm	Phiếu giao, nhãn hàng hóa

Tỷ lệ máy lỗi quyết định với nguồn máy xách tay và máy cũ, trong khi thời gian giao quyết định với nhà phân phối chính hãng. Cửa hàng chấm điểm mỗi nhóm theo tiêu chí ưu tiên của nhóm đó, sau đó so các nhà cung cấp trong cùng nhóm.

Lộ trình 4 tuần đưa quản lý nhà cung cấp vào nề nếp

Tuần 1: Gom toàn bộ nhà cung cấp vào một danh bạ

Đầu ra của tuần đầu là một danh bạ duy nhất, mỗi nhà cung cấp một hồ sơ gắn với một nhóm nguồn hàng. Thao tác: rà danh bạ điện thoại, nhóm Zalo và sổ nhập hàng sáu tháng gần nhất, thêm từng nhà cung cấp vào menu Nhà cung cấp, chuyển nguồn không nhập trong sáu tháng sang ngưng hoạt động.

Tuần 2: Chốt số dư công nợ phải trả

Đầu ra của tuần thứ hai là số dư phải trả của từng nhà cung cấp được hai bên cùng xác nhận. Thao tác: nhắn từng nhà cung cấp đối chiếu số dư, nhập từng khoản vào tab Phải trả nhà cung cấp kèm mã tham chiếu lô, ghi các lần đã thanh toán một phần.

Tuần 3: Ghi điều khoản và gom chứng từ theo lô

Đầu ra của tuần thứ ba là mỗi nhà cung cấp đang hoạt động có điều khoản bảo hành ngược bằng văn bản. Thao tác: gửi tin nhắn xác nhận điều khoản, lưu cùng chứng từ của lô gần nhất, đối chiếu IMEI trên chứng từ với máy thực tế; lô nào lệch, cửa hàng làm kiểm kê kho cửa hàng điện thoại trước khi chốt.

Tuần 4: Chấm điểm và ra quyết định nhập hàng

Đầu ra của tuần cuối là bảng điểm nhà cung cấp theo bốn tiêu chí và một quyết định nhập hàng cho tháng sau. Thao tác: tính tỷ lệ máy lỗi, thời gian giao, giá nhập và độ rõ ràng của điều khoản cho từng nguồn, chọn nguồn điểm thấp nhất mỗi nhóm để thương lượng lại hoặc giảm lượng nhập.

Câu hỏi thường gặp về quản lý nhà cung cấp

Cửa hàng điện thoại nhỏ có cần quản lý nhà cung cấp bằng phần mềm không?

Cần, khi cửa hàng nhập từ ba nguồn trở lên hoặc có nhập hàng gối đầu. Ở mức đó, công nợ và điều khoản đổi trả vượt quá khả năng ghi nhớ của một người.

Nên đánh giá nhà cung cấp điện thoại theo những tiêu chí nào?

Bốn tiêu chí cốt lõi là tỷ lệ máy lỗi, điều khoản bảo hành ngược và đổi trả, thời gian giao và giá nhập. Trọng số thay đổi theo nhóm nguồn hàng, như bảng đối chiếu ở trên.

Có nên xóa nhà cung cấp đã ngừng hợp tác khỏi danh bạ?

Không nên xóa; chuyển sang ngưng hoạt động là cách đúng. Lịch sử công nợ là căn cứ khi hai bên cần đối chiếu lại một lô cũ.

Thu mua máy cũ từ khách lẻ cần giữ giấy tờ gì?

Cửa hàng cần giữ giấy mua bán ghi thông tin người bán, IMEI, giá mua và ngày mua. Giấy tờ này là căn cứ chứng minh nguồn gốc khi cơ quan quản lý kiểm tra hàng đang bày bán.

Kết luận

Quản lý nhà cung cấp tốt bắt đầu từ việc coi mỗi nguồn hàng là một hồ sơ có số liệu, không phải một số điện thoại quen. Một, điều khoản bảo hành ngược phải có văn bản trước lô đầu tiên. Hai, công nợ phải trả ghi theo từng lô, kèm từng lần thanh toán một phần. Ba, tỷ lệ máy lỗi và chứng từ theo lô là căn cứ để giữ hoặc đổi nguồn hàng.

Việc tiếp theo cực nhỏ: mở danh bạ điện thoại, mất đúng mười phút, liệt kê mọi nguồn đã nhập trong ba tháng gần nhất và ghi cạnh mỗi nguồn số tiền cửa hàng đang nợ.

Một lô máy lỗi không phải thứ làm cửa hàng mất tiền nhiều nhất. Những khoản nợ trả dở không ai ghi và những điều khoản đổi trả chỉ nói qua điện thoại mới là thứ làm cửa hàng mất tiền mỗi tháng.