Phần mềm quản lý bảo hành theo IMEI: tính năng, bảng giá, đối tượng phù hợp và hạn chế

Một phần mềm quản lý bảo hành theo IMEI dùng số IMEI hoặc serial làm khóa cho hồ sơ của từng chiếc máy. Khách mang máy quay lại, nhân viên quét mã QR hoặc gõ IMEI và thấy ngay ngày bán, thời hạn bảo hành, số ngày còn lại và các lần sửa trước đó.

5 việc phần mềm quản lý bảo hành theo IMEI phải làm được

Năm việc dưới đây đi theo đường của một chiếc máy trong cửa hàng, từ lúc nhập kho tới lần sửa thứ hai. Một công cụ thiếu bất kỳ việc nào sẽ đẩy phần đó quay về sổ tay hoặc file Excel, và hồ sơ máy lại bị chia làm nhiều nơi.

Việc thứ tư là chỗ phần lớn công cụ dừng lại. Một chiếc điện thoại thay màn hình ở tháng thứ tám có hai thời hạn chạy song song: thời hạn của máy và thời hạn của màn hình mới. Phần mềm quản lý bảo hành theo IMEI chỉ trả lời đúng câu hỏi "lỗi này có được bảo hành không" khi cả hai thời hạn nằm trên cùng một hồ sơ. Chi tiết luồng phiếu sửa nằm ở trang phần mềm quản lý sửa chữa.

Bảng giá phần mềm quản lý bảo hành theo IMEI trên Qranty

Qranty tính giá theo số máy đang quản lý, không theo số ngày sử dụng. Một sản phẩm tương ứng một mã QR, nên hạn mức "sản phẩm và mã QR" chính là số máy có hồ sơ bảo hành.

Quy đổi thực tế: cửa hàng nhập 30–50 máy mỗi tháng vận hành được vài tháng đầu trên gói Free. Khi số máy có hồ sơ chạm mốc 100, dữ liệu giữ nguyên và chuyển tiếp lên gói Startup, không phải nhập lại.

So với Excel và phần mềm bán hàng có ô nhập IMEI

Ba cách quản lý IMEI phổ biến khác nhau ở một điểm: IMEI là một cột dữ liệu, hay là khóa của hồ sơ máy. Bảng dưới đây chấm theo việc cửa hàng làm tại quầy mỗi ngày.

Bảng so sánh theo tên từng nhà cung cấp, gồm giá công khai của BlueData, QBIS SCELL, KiotViet và Sapo, nằm ở trang so sánh phần mềm bảo hành điện tử.

Cửa hàng nào nên dùng, cửa hàng nào chưa nên

Điều kiện để phần mềm phát huy tác dụng là mỗi máy bán ra mang một số nhận dạng riêng và có thời hạn bảo hành do cửa hàng chịu trách nhiệm.

• Nên dùng: cửa hàng điện thoại mới và đã qua sử dụng tự bảo hành 3–12 tháng; cửa hàng laptop nhập khẩu bảo hành theo serial; trung tâm vừa bán vừa sửa cần tách bảo hành máy và bảo hành linh kiện; đại lý giao nhiều máy cùng model cho một khách.
• Chưa nên dùng: nhà sản xuất cần in hàng trăm nghìn tem chống giả theo lô; cửa hàng phụ kiện giá thấp không quản lý từng chiếc; cửa hàng chỉ cần bán hàng đa kênh trên sàn thương mại điện tử.

Hạn chế cần biết trước khi chọn

Năm giới hạn dưới đây lấy từ bảng giá và tài liệu hướng dẫn của Qranty. Cửa hàng nên đối chiếu với quy mô hiện tại trước khi chuyển dữ liệu.

• Gói Free có trần 100 sản phẩm và mã QR, 30 danh mục, 10 phiếu sửa chữa. Cửa hàng bán trên 50 máy mỗi tháng sẽ chạm trần trong khoảng hai tháng.
• Quản lý linh kiện bắt đầu từ gói Startup. Gói Free ghi được phiếu sửa, chưa theo dõi được kho linh kiện.
• Nhiều chi nhánh trên một tài khoản thuộc gói Plus. Hai cơ sở dùng chung dữ liệu bảo hành cần chọn gói này.
• IMEI phải được đưa vào hệ thống. Máy thu cũ, máy nhập ngoài lô cần tạo hồ sơ trước khi kích hoạt bảo hành.
• Qranty theo dõi IMEI cho mục đích bảo hành. Phần mềm không tra tình trạng khóa iCloud hay danh sách chặn của nhà mạng.

Cửa hàng đang quản lý bảo hành theo IMEI trên Qranty

Qranty đang đồng hành cùng hơn 500 cửa hàng. Bốn trường hợp dưới đây có tên, địa chỉ và kênh chính thức được công bố; mỗi trường hợp đại diện một cách dùng IMEI hoặc serial khác nhau.

Cách tổ chức kho theo từng số IMEI, từ nhập hàng tới kiểm kê cuối tháng, có hướng dẫn riêng ở bài quản lý kho theo IMEI. Toàn bộ nhóm nghiệp vụ bảo hành điện tử được tổng hợp ở trang phần mềm bảo hành điện tử.

Câu hỏi thường gặp về phần mềm quản lý bảo hành theo IMEI

Phần mềm quản lý bảo hành theo IMEI khác phần mềm bán hàng có ô nhập IMEI ở điểm nào?

Khác ở chỗ lưu dữ liệu. Phần mềm bán hàng ghi IMEI như một dòng trong đơn hàng. Phần mềm quản lý bảo hành theo IMEI dùng IMEI làm khóa của một hồ sơ riêng cho chiếc máy, chứa ngày kích hoạt, thời hạn, các lần sửa và linh kiện đã thay.

Nhập danh sách IMEI hàng loạt bằng cách nào?

Qranty nhận file Excel hoặc PDF để nhập nhiều máy cùng lúc, kể cả nhập theo lô hàng. Mỗi máy trong file thành một dòng riêng trong kho, gắn đúng số IMEI hoặc serial.

Khách làm mất phiếu bảo hành, cửa hàng tra cứu bằng cách nào?

Nhân viên quét mã QR trên máy hoặc gõ IMEI vào ô tìm kiếm. Hồ sơ hiện ngày kích hoạt, ngày hết hạn, số ngày bảo hành còn lại và các lần sửa trước, không cần phiếu giấy.

Laptop, camera, máy bộ đàm không có IMEI có dùng được không?

Dùng được. Qranty quản lý theo IMEI hoặc số serial, nên áp dụng cho laptop, camera, máy ảnh, đồ gia dụng và thiết bị có số serial riêng trên từng máy.