Kho hàng
Dòng sản phẩm, nhập serial đơn lẻ và theo lô, nhập Excel, linh kiện.
Menu Kho hàng có ba tab: Dòng sản phẩm, Sản phẩm, Linh kiện. Cần hiểu rõ khác biệt giữa hai tab đầu:
Dòng sản phẩm là mẫu máy — ví dụ “iPhone 15 Pro Max”, khai báo một lần, dùng mãi.
Sản phẩm là từng chiếc máy cụ thể có số serial riêng — mỗi chiếc một dòng trong bảng.
3.1. Khai báo dòng sản phẩm (mẫu máy)
Bảng gồm các cột: Mã SKU (hệ thống tự sinh), Tên danh mục, Model, Thời gian BH, Ngày tạo, Thương hiệu, Danh mục, Xuất xứ, Đơn vị. Cột Hành động ở cuối có bốn biểu tượng: xem, sao chép, sửa, xoá.
Các bước thêm một dòng sản phẩm mới
- Vào Kho hàng → tab Dòng sản phẩm.
- Bấm nút xanh + Thêm Danh Mục ở góc phải thanh công cụ.
- Điền Tên danh mục — đặt đúng tên thương mại khách hay gọi, ví dụ “iPhone 15 Pro Max” chứ không viết tắt.
- Điền Model nếu có mã kỹ thuật của hãng, ví dụ
A3108. Trường này giúp tra cứu khi bảo hành. - Điền Thời gian bảo hành tính bằng ngày. Điện thoại thường 365, laptop 730, phụ kiện 180–365.
- Điền Mô tả ngắn để nhân viên mới nhận diện đúng máy.
- Bấm Lưu dữ liệu. Hệ thống tự sinh mã SKU dạng
SKU-TEN-SAN-PHAM-XXXXXX.
Thời gian bảo hành khai ở đây sẽ áp cho mọi máy thuộc dòng này. Nếu khai sai, các máy đã kích hoạt trước đó vẫn giữ hạn cũ — phải sửa từng máy, rất mất công. Kiểm tra kỹ trước khi lưu.
3.2. Danh sách máy trong kho theo serial
Ba thẻ chỉ số phía trên cho biết Tổng sản phẩm, Đang bảo hành và Hết hạn bảo hành. Bảng bên dưới liệt kê từng máy với cột Tên SP, Serial, Model, SKU, Ngày tạo, BH (số ngày), Trạng thái và Hành động.
| Trạng thái | Nghĩa là |
|---|---|
| Chưa kích hoạt | Máy đang nằm trong kho, chưa bán cho ai. |
| Đang bảo hành | Đã bán và đã kích hoạt, còn trong thời hạn bảo hành. |
| Hết hạn | Đã qua thời hạn bảo hành. Đây là nhóm khách có thể chào bán máy mới hoặc gói gia hạn. |
Mẹo quan trọng: tab Sản phẩm mặc định lọc sẵn Chưa kích hoạt (huy hiệu số 1 cạnh nút Bộ lọc). Nếu bảng trống trong khi kho vẫn còn hàng, hãy mở Bộ lọc → đổi Trạng thái bảo hành sang Tất cả → bấm Áp dụng.
Bộ lọc cho phép giới hạn theo: Trạng thái bảo hành, Danh mục, Serial, Giá nhập tối thiểu/tối đa, Giá bán tối thiểu/tối đa. Bấm Xóa bộ lọc để trả về mặc định.
3.3. Nhập một sản phẩm đơn lẻ
- Vào tab Sản phẩm, bấm + Thêm sản phẩm.
- Ở mục 1. DANH MỤC SẢN PHẨM, chọn dòng sản phẩm. Hệ thống hiện luôn SKU và thời gian bảo hành để bạn đối chiếu.
- Ở mục 2. HÌNH THỨC NHẬP SẢN PHẨM, giữ tab THÊM ĐƠN LẺ.
- Nhập Số Serial. Có hai nút bên phải ô này: biểu tượng mã vạch để quét bằng máy quét, biểu tượng vòng tròn để sinh serial tự động.
- Ở mục 3. GIÁ, điền Giá nhập và Giá bán. Giá bán chính là doanh thu ghi nhận khi kích hoạt.
- Bấm Lưu dữ liệu.
3.4. Nhập nhiều máy cùng lúc (theo lô)
Khi nhập một thùng hàng cùng model, dùng chế độ lô sẽ nhanh hơn nhiều.
- Mở + Thêm sản phẩm, chọn danh mục.
- Chuyển sang tab THÊM THEO LÔ (BATCH).
- Cách 1 — có sẵn serial: dán danh sách serial vào ô Danh sách số Serial, mỗi mã cách nhau bởi dấu phẩy hoặc xuống dòng. Hệ thống đếm và hiện “Nhận diện: N sản phẩm”.
- Cách 2 — chưa có serial: điền Số lượng (tối đa 1000) rồi bấm Tạo tự động, phần mềm tự sinh đủ số mã.
- Điền Giá nhập và Giá bán — giá này áp cho toàn bộ sản phẩm trong lô.
- Bấm Lưu dữ liệu. Cả lô vào kho cùng lúc và được gom thành một lô trong menu Lô sản phẩm.
3.5. Nhập bằng file Excel
Qranty có hai kiểu nhập file, đặt cạnh nhau trên thanh công cụ.
Nhập Excel — chỉ nhập serial vào danh mục có sẵn
- Bấm Nhập Excel.
- Bấm Tải template .xlsx để lấy file mẫu đúng định dạng.
- Điền dữ liệu vào file mẫu, tối đa 1.000 dòng và dung lượng 2 MB.
- Bấm Chọn File Excel/CSV, hệ thống chuyển sang bước Xem trước & kiểm tra.
- Soát lại các dòng báo lỗi, sửa trong file rồi tải lên lại. Khi sạch lỗi, bấm Nhập dữ liệu.
Nhập tổng hợp — tạo cả danh mục lẫn sản phẩm trong một file
Dùng khi mở cửa hàng mới hoặc chuyển dữ liệu từ phần mềm cũ sang. File cần đủ các cột:
name · sku · model · warranty_days · serial · import_price · sale_price · catalog_description · item_description
Bắt buộc tối thiểu hai cột name và serial. Các cột còn lại để trống được.
3.6. Xem và sửa chi tiết một máy
Ở cột Hành động của tab Sản phẩm, bấm biểu tượng con mắt Xem chi tiết. Hộp thoại hiện đầy đủ danh mục, SKU, thời gian bảo hành, số serial, giá nhập, giá bán và các trường tùy chỉnh. Bấm Sửa ở góc trên để chỉnh.
Máy đã kích hoạt bảo hành thì không sửa và không xoá được — hệ thống báo “Không thể chỉnh sửa sản phẩm đang hoặc đã hết bảo hành”. Muốn sửa, phải vào menu Bảo hành thu hồi bảo hành trước, sửa xong thì kích hoạt lại.
3.7. Quản lý linh kiện sửa chữa trong kho
Dùng để quản lý màn hình, pin, cáp, main… phục vụ sửa chữa. Linh kiện được trừ kho khi gắn vào phiếu sửa chữa. Tính năng này thuộc gói trả phí; gói Free hiển thị nhưng không thao tác được — màn hình sẽ hiện thông báo “Tính năng chưa có trong gói hiện tại”.
